SIIF NACION
El Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación es una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de sus entidades descentralizadas, y de brindar información oportuna y confiable.
SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION FINANCIERA
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
APROPIACIÒN PRESUPUESTAL
Corresponde al monto máximo que ha sido autorizado a cada Unidad Funcional para ser ejecutado o comprometido durante la vigencia fiscal de acuerdo al PAC aprobado para la vigencia y el rezago presupuestal.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
El certificado de disponibilidad presupuestal es el documento expedido por el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para asumir compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.
• Obedece a solicitud escrita del ordenador del gasto
• Existen dos tipos de CDP: gasto y modificación
• No se debe expedir un CDP de gasto por el total de la apropiación asignada
• A un CDP se debe incorporar los rubros que financien el proceso contractual que se inicia.
ADICION
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
APROPIACIÒN PRESUPUESTAL
Corresponde al monto máximo que ha sido autorizado a cada Unidad Funcional para ser ejecutado o comprometido durante la vigencia fiscal de acuerdo al PAC aprobado para la vigencia y el rezago presupuestal.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
El certificado de disponibilidad presupuestal es el documento expedido por el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para asumir compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.
• Obedece a solicitud escrita del ordenador del gasto
• Existen dos tipos de CDP: gasto y modificación
• No se debe expedir un CDP de gasto por el total de la apropiación asignada
• A un CDP se debe incorporar los rubros que financien el proceso contractual que se inicia.
ADICION
Aumentar el valor del CDP y de un rubro o rubros del CDP, no se pueden agregar nuevos rubros al inicial
REDUCCION
Disminuir el valor del CDP y de un rubro o rubros del CDP
MODIFICACION
Objeto del texto, modificar códigos CUBS registrados ò incorporárselos.
ANULACION
Únicamente si el CDP no ha sido comprometido en todo caso debe soportarse con acto administrativo
REGISTRO DE BIENES Y SERVICIOS
• El propósito de esta transacción es reflejar la información detallada de bienes y servicios que van a ser adquiridos.
• Al digitar el número del CDP la transacción trae automáticamente los datos registrados en el CDP tales como: Código CUBS el cual se encuentra a Nivel de Subclase, la descripción y el Valor Unitario.
• La oficina de contratos en la encargada de registrar en SIIF la transacción.
• En el objeto del contrato se debe definir el detalle de los bienes y servicios con códigos CUBS.
• El soporte para registrar es el acto administrativo o contrato que debe contener toda la información.
• Si en el CDP a utilizar se registraron varios códigos CUBS de los cuales no se van a afectar algunos, el ítem que no se vaya a utilizar debe ser eliminado.
• Se pueden cambiar las cantidades frente a las que fueron registradas en el CDP.
• Se puede ajustar el valor unitario por el valor real al que se adquirió el bien o el servicio.
• El IVA se debe digitar sin signo de porcentaje ni decimales, ejemplo 16; 8.
• No permite cambiar la Subclase registrada en el CDP.
• El valor de la Operación es igual al valor total del Contrato.
• La fecha de Cierre no puede ser anterior a la del CDP.
• El sistema carga en cada una de las carpetas los códigos CUBS de los Bienes o Servicios/Obras Pública adquiridos.
• La cantidad de bienes a adquirir registrada en el CDP puede ser diferente a la del Registro, el sistema valida solo Código y Valor Total.
• Se debe confrontar la traza a nivel del CDP con las incorporadas en el contrato, advirtiendo cualquier inconsistencia que se detecte.
• El sistema carga en cada una de las carpetas los códigos CUBS de los Bienes o Servicios/Obras Pública adquiridos.
• La cantidad de bienes a adquirir registrada en el CDP puede ser diferente a la del Registro, el sistema valida solo Código y Valor Total.
• Se debe confrontar la traza a nivel del CDP con las incorporadas en el contrato, advirtiendo cualquier inconsistencia que se detecte.
REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO
“El registro presupuestal es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar” Art. 20 Decreto 568 de 1996.
El acto de registro perfecciona el compromiso, constituyendo requisito indispensable para la ejecución del contrato
1. El documento soporte para expedir el CRP puede ser contrato, resolución, LOA, nóminas entre otros.
2. El acto administrativo debe estar debidamente firmado por las partes, debiendo coincidir los datos del beneficiario con los registrados en la base del SIIF
3. Para su expedición se debe comprobar que la cuenta del beneficiario se encuentre en estado activo.
4. El objeto del contrato debe tener coherencia con el concepto definido en el CDP
5. Puede registrar por un valor inferior al CDP que tiene asociado (Caso de proceso licitatorios)
6. En las cláusulas del contrato se debe estipular la subordinación a la apropiación presupuestal definida al máximo nivel de desagregación del rubro.
6. En las cláusulas del contrato se debe estipular la subordinación a la apropiación presupuestal definida al máximo nivel de desagregación del rubro.
7. Para definir los planes de pago se debe tener certeza que el cupo PAC esta disponible en la vigencia o rezago año siguiente.
REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO
• La fecha del documento soporte para expedir el CRP debe ser anterior o igual al registro de este.
• El CRP debe expedirse previo a la ejecución del contrato con el fin de no configurar hechos cumplidos.
• En el acto administrativo o contrato se debe condicionar su ejecución a la expedición del registro presupuestal.
ENTRADA A SATISFACCION DEL BIENO CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO
• En esta transacción se registra el ingreso de bienes al Almacén o el reconocimiento del servicio prestado.
• Se registra en SIIF desde el perfil administrativo.
• El documento soporte para su registro es la factura o su equivalente, verificando que el beneficiario y los elementos relacionados correspondan a lo definidos en el contrato
ENTRADA A SATISFACCION DEL BIENO CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO
• En el campo número de compromiso se digita el CRP asociado a la entrega del bien y/o servicio, reflejando el valor pendiente por recepcionar de bienes o servicios.
• Al seleccionar la cuenta contable en la casilla respectiva se debe observar que corresponda al tipo de gasto previsto, en caso contrario se debe informar a la Central Contable de DIFIN.
ENTRADA A SATISFACCION DEL BIENO CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO
De un compromiso se pueden generar varias entradas de bienes o recibo de servicios, debiéndose eliminar las filas que se vayan a recibir posteriormente
OBLIGACION Y ORDEN DE PAGO
• “Se entiende por obligación el monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuéstales y de contratación administrativa”
• Soporte para registrar la obligación: Acta de recepción del bien, factura, recibo a satisfacción del servicio, planillas, nóminas, etc.
• Se debe verificar que el beneficiario del pago es el mismo que aparece en los documentos que respaldan el contrato.
• Por cada entrada de bienes o recibo de servicios se debe definir un plan de pagos en el CRP
IMPORTANTE …
.
• Según lo dispuesto en la Ley 1106/06, para todos contratos de obra pública se debe aplicar retención del 5% sobre el valor total del contrato.
• Se debe conservar copia de la consignación en la unidad y hará parte integral de los documentos que soportan la ejecución del contrato.
MULTIPLES BENEFICIARIOS
• Se debe diligenciar la carpeta múltiples beneficiarios para registrar pagos, caso viáticos, gastos de viaje y otros servicios indirectos.
GENERACIÓN DE LA ORDEN DE PAGO PRESUPUESTAL
• El perfil pagador debe efectuar la selección de las obligaciones y ordenar su pago, tanto para recursos con y sin situación de fondos.
• La segunda instancia para el pago es confirmar y generar la orden de pago.
• Una vez grabada la transacción de confirmación de O.P el sistema genera un número de orden de pago para cada obligación.
GENERACIÒN DE LA ORDEN DE PAGO PRESUPUESTAL
• Si se selecciona obligaciones para pago y no se confirma el pago para el mismo día, el sistema desconforma la selección debiéndose realizar nuevamente la selección para la fecha prevista de pago
• Cuando se requiera alguna excepción al pago a beneficiario final, el ordenador del gasto por escrito solicitará a través de DIFIN al Comité de Seguridad SIIF autorice el pago por endoso, previa justificación.
REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO
• La fecha del documento soporte para expedir el CRP debe ser anterior o igual al registro de este.
• El CRP debe expedirse previo a la ejecución del contrato con el fin de no configurar hechos cumplidos.
• En el acto administrativo o contrato se debe condicionar su ejecución a la expedición del registro presupuestal.
ENTRADA A SATISFACCION DEL BIENO CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO
• En esta transacción se registra el ingreso de bienes al Almacén o el reconocimiento del servicio prestado.
• Se registra en SIIF desde el perfil administrativo.
• El documento soporte para su registro es la factura o su equivalente, verificando que el beneficiario y los elementos relacionados correspondan a lo definidos en el contrato
ENTRADA A SATISFACCION DEL BIENO CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO
• En el campo número de compromiso se digita el CRP asociado a la entrega del bien y/o servicio, reflejando el valor pendiente por recepcionar de bienes o servicios.
• Al seleccionar la cuenta contable en la casilla respectiva se debe observar que corresponda al tipo de gasto previsto, en caso contrario se debe informar a la Central Contable de DIFIN.
ENTRADA A SATISFACCION DEL BIENO CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO
De un compromiso se pueden generar varias entradas de bienes o recibo de servicios, debiéndose eliminar las filas que se vayan a recibir posteriormente
OBLIGACION Y ORDEN DE PAGO
• “Se entiende por obligación el monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuéstales y de contratación administrativa”
• Soporte para registrar la obligación: Acta de recepción del bien, factura, recibo a satisfacción del servicio, planillas, nóminas, etc.
• Se debe verificar que el beneficiario del pago es el mismo que aparece en los documentos que respaldan el contrato.
• Por cada entrada de bienes o recibo de servicios se debe definir un plan de pagos en el CRP
IMPORTANTE …
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• Según lo dispuesto en la Ley 1106/06, para todos contratos de obra pública se debe aplicar retención del 5% sobre el valor total del contrato.
• Se debe conservar copia de la consignación en la unidad y hará parte integral de los documentos que soportan la ejecución del contrato.
MULTIPLES BENEFICIARIOS
• Se debe diligenciar la carpeta múltiples beneficiarios para registrar pagos, caso viáticos, gastos de viaje y otros servicios indirectos.
GENERACIÓN DE LA ORDEN DE PAGO PRESUPUESTAL
• El perfil pagador debe efectuar la selección de las obligaciones y ordenar su pago, tanto para recursos con y sin situación de fondos.
• La segunda instancia para el pago es confirmar y generar la orden de pago.
• Una vez grabada la transacción de confirmación de O.P el sistema genera un número de orden de pago para cada obligación.
GENERACIÒN DE LA ORDEN DE PAGO PRESUPUESTAL
• Si se selecciona obligaciones para pago y no se confirma el pago para el mismo día, el sistema desconforma la selección debiéndose realizar nuevamente la selección para la fecha prevista de pago
• Cuando se requiera alguna excepción al pago a beneficiario final, el ordenador del gasto por escrito solicitará a través de DIFIN al Comité de Seguridad SIIF autorice el pago por endoso, previa justificación.
SICE
Es un sistema de información ordenada y control a cargo de la contraloría general de la república, que integra toda las cifras del proceso de contratación estatal con el fin de confrontarlas en líneas y en tiempo real con los precios de referencia que posee la central de información, garantizando una contratación sin detrimento de los recursos del Estado
Es un instrumento de apoyo a la ley de contratación estatal, por cuanto en ella expresa que las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad.
CARACTERISTICAS
1.Los proveedores podrán consultar los archivos de registros de precios que envíen de ahora en adelante sin tener que esperar el correo de confirmación con lo cual podrán hacer un mejor seguimiento de cada registro.
2.Las entidades del estado podrán consultar los archivos de planes de compra.
3.Los usuarios cuyo rol tengan el servicio de consulta de precios indicativos podrán consultarlos ahora también en lote y no solo uno por uno.
SAP
Fue fundada en Alemania en 1972, este sistema comprende muchos módulos completamente integrado, abarca todos aspectos de al administración empresarial.
CARACTERISTICAS
1.INFORMACION: Significa que la información se encuentra disponible al momento.
2.JERARQUIA DE LA INFORMACION: Esta forma de organizar la información permite obtener informes desde diferentes vistas.
3.INTEGRACION: Es la mas destacable, permite que la información se comparta entre todos los módulos del SAP
PARA CONSULTAR SAP SE PUEDE INGRESAR A LA PAGINA:
PARA CONSULTAR SIIF Y CISE EN LA PAGINA DEL MINISTERIO DE HACIENDA
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