domingo, 7 de septiembre de 2008

TAREA No. 6. APLICAR LOS PASOS A SEGUIR PARA LA ELABORACION Y EJECUCION DE UN PLAN DE FONDO INTERNO

PARA PODER APLICAR LOS PASOS A SEGUIR PARA REALIZAR LA ELABORACION Y EJECUCION DE UN PLAN DE FONDO INTERNO SE DEBE TENER EN CUENTA LA DIRECTIVA IMPARTIDA POR EL EJERCITO NACIONAL ASI:

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA
EJERCITO NACIONAL



Bogotá D. C, 31 mayo de 2006

No. 201719 CE-DEFIN-AS-046

DIRECTIVA PERMANENTE

No. 0134 /2006

ASUNTO : Administración de Fondos Internos

AL : Señor




1 OBJETO Y ALCANCE

1.1 FINALIDAD

1.1.1 Precisar el origen o la fuente de donde se obtienen los fondos internos.

1.1.2 Actualizar los procedimientos de ejecución y manejo del fondo interno en las diferentes unidades del Ejército Nacional.

1.1.3 Señalar las normas fiscales y administrativas vigentes para la ejecución de los recursos provenientes de fondos internos.

1.1.4 Definir los gastos que se pueden atender con los recursos de fondo interno.

1.2 REFERENCIAS

v Constitución política de Colombia 1991. Título XII, Capítulo 3.
v Ley 48/93 Reglamentaria del servicio de reclutamiento y movilización.
v Ley 80/93 Estatuto general de la contratación.
v Ley 87/93 Control interno.
v Ley 190/95 Estatuto anticorrupción.
v Ley anual de presupuesto para cada vigencia
v Decreto 2350/71 Fondo interno.
v Decreto 2535/93 Normas sobre armas, municiones y explosivos.
v Decreto 630/96 Por el cual se modifica el decreto 359/95
v Decreto 111/96 Compilación de la Ley 38/89, Ley 179/94 y Ley 225/95 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.
v Decreto 26/98 Normas de austeridad en el gasto público
v Decreto 2209/98 Políticas de austeridad en el gasto público.
v Decreto 2145/99 Normas sobre el sistema nacional de control interno de las entidades y organismos de la administración pública del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones.
v Decreto 2170/02 Medidas para combatir la corrupción
v Decreto 3512/2003 Reglamentación SICE
v Decreto 2789/04 Por el cual se reglamenta el SIIF.
v Decreto 4731/ 2005 Reglamentario del decreto 111.
v Resolución 969/74 Reglamentaria del decreto 2350/71
v Resolución 4444/95 Plan general de contabilidad pública.
v Resolución 377/99 Modificatoria del plan general de contabilidad pública, adoptado mediante resolución 4444/95.
v Resolución No.036/98 Por la cual se dictan normas y procedimientos para el reporte de ejecución y recaudo de información.
v Resolución anual por la cual se autoriza la distribución interna de fondos internos.
v Resolución 160/06 Delegación de ordenación de pagos.
v Vademécum Financiero para el Ejército Nacional. /Resolución 0371/96).
v Directivas de Ingenieros, Logística, de Transportes, de Intendencia, de Armamento.
v Directivas Transitorias Nos.004 y 005/92 Control Interno.
v Directiva Permanente No.033/95. y 17/96 Elaboración del presupuesto.
v Directiva Permanente No.015/99 del M.D.N. Procedimientos para el manejo de fondos internos.
v Directiva Permanente No. 1000-1/98 MDN. Arriendo de espacios y canales de telecomunicaciones.
v Directiva Transitoria No.00002/97 Procedimiento para el manejo de los recursos provenientes del convenio entre la FMO y el gobierno de la República de Colombia.
v Directiva Permanente No.069/98 Normas austeridad gasto público.
v Directiva Transitoria sobre manejo de recursos acuerdos de colaboración interinstitucional
v Circular No.27050CGFM-EMCD4-PF-074 2005. Modificación aportes biblioteca.
v Circular 05-317- MDVGIDFGAD-13/05. Pago beneficiario final
v Decreto de liquidación del presupuesto para cada vigencia.
v Circular 285219/00 Austeridad en el gasto.
v Manual de procedimientos financieros ministerio defensa/05
v Orden administrativa de partidas fijas de la Dirección de Reclutamiento Control Reservas del Ejército para cada vigencia.
1.3 VIGENCIA

A partir de la fecha de su expedición.


2 INFORMACION

2.1 DEFINICION

“Los fondos especiales son los ingresos definidos en la ley para la prestación de un servicio público específico y son clasificados presupuestalmente en forma independiente, aunque no tengan personería jurídica”

Los Fondos internos son una subcuenta de fondos especiales que forman parte de los rubros del presupuesto general de la nación, constituidos por recaudos sin situación de fondos, obtenidos por distintas fuentes de ingresos y regulados mediante el Decreto 2350/71 y directiva permanente 015 MDN/99.

Los procedimientos para el recaudo, administración, ejecución y control de estos recursos, están sujetos a las normas vigentes en materia presupuestal, contable, de control interno y fiscal, que regulan el manejo de los recursos del presupuesto, especialmente el Decreto No.111/96 o Estatuto Orgánico del Presupuesto, sus decretos reglamentarios y el Estatuto General de Contratación o Ley 80/93 y sus reglamentarios.

El total de los recaudos financia los conceptos establecidos en la presente directiva, además de aquellos gastos que no se cubran con el presupuesto del Ministerio de Defensa.

La presente directiva establece distribución de los ingresos en porcentajes que permiten favorecer la ejecución presupuestal a nivel de la Fuerza. Apéndices 1,2 y 3.

2.2 IDENTIFICACION

Unidad Ejecutora 1501-03
EJERCITO

CUENTA No.1 GASTOS DE PERSONAL
SUBCUENTA 0
OBJETO DEL GASTO 1 : Servicios Personales asociados a la nómina
RECURSO 16 : Fondos Especiales
TIPO DE APORTE 02 : Sin situación de fondos

CUENTA 2 GASTOS GENERALES
SUBCUENTA 0
OBJETO DEL GASTO 3 : Impuestos y multas
OBJETO DEL GASTO 4 : Adquisición de Bienes y servicios
RECURSO 16 : Fondos Especiales
TIPO DE APORTE 02 : Sin situación de fondos

2.3 ORIGEN Y CLASIFICACION

El Decreto 2350/71 establece que todos los dineros recaudados diferentes a las partidas ordinarias del presupuesto nacional, recibidos por la Unidades y dependencias del M.D.N., deben ingresar a fondos internos.

Así mismo el Decreto 4731/05 normatiza que los ingresos corrientes de la Nación y aquellas contribuciones y recursos que en las normas legales no se haya autorizado su recaudo y manejo a otro órgano, deben consignarse en la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro nacional, por quienes estén encargados de su recaudo.

El reconocimiento de los ingresos por fondos internos debe hacerse en cumplimiento del principio de causación, con base en el acto administrativo que los impone.

2.3.1 DEFINICIONES DE INGRESOS

El Anexo “A” Origen y clasificación de los fondos internos, muestra en forma detallada este tipo de conceptos, al igual que la forma en que deben clasificarse, así como el Anexo “B” Procedimientos manejos dineros sin situación de fondos”, presenta una guía de consideraciones en los registros.

Los ingresos se clasifican de tal forma que permiten identificar los conceptos que deben registrarse de conformidad a las normas presupuestales y contables definidas por el Ministerio de hacienda y crédito público y por la Contaduría General de la Nación. Apéndice 4

2.3.2 DEFINICIONES DEL GASTO

Los recursos de Fondos Internos se clasifican para efectos del gasto, según lo establecido en el decreto de liquidación del presupuesto de cada vigencia, así: gastos de personal, gastos generales e inversión.

En el evento de requerir recursos para inversión, deben ser incluidos en el ante-proyecto de presupuesto e inscribir los proyectos de Inversión en el Banco Nacional de Programas y Proyectos, a través de la oficina de Planeación del Ministerio de Defensa.
2.3.3 EJECUCION DE FONDOS INTERNOS

En lo que respecta a la ejecución de los fondos internos, se efectuará sobre la base de lo apropiado en el decreto de liquidación del presupuesto para la correspondiente vigencia y el ingreso real de los recursos en cada unidad ejecutora que posean el cupo de PAC autorizado, el cual define el monto máximo de pagos durante la vigencia fiscal.

El proceso de ejecución de los fondos internos se realiza en las siguientes etapas:

2.3.3.1 Apropiación

La apropiación de fondo interno del Ejército, es el cupo asignado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, basado en el estimativo que presenta el Departamento E-4 del Comando del Ejército, considerando la proyección de ingresos para la siguiente vigencia que envían las Unidades en el mes de noviembre y que forman parte de la ley de presupuesto que emite el gobierno nacional.

La proyección de apropiación de partidas fijas de los distritos militares, es elaborada por la Dirección de Reclutamiento y asignada por el Departamento E –4 en forma semestral. Para la ejecución mensual en cada Unidad, debe tenerse en cuenta que dicha apropiación queda incluida dentro del cupo asignado a la misma.

Los apoyos que se reciban de las Direcciones, de la Cuenta Especial del Comandante del Ejército y entre Unidades, deben ser incluidos dentro de la proyección de apropiación enviada al Departamento E-4, con el propósito que sea viable su ejecución.

Al ser sancionado el decreto de liquidación del presupuesto, el Departamento E-4 gestiona ante la oficina de Planeación del Ministerio de Defensa Nacional la resolución de distribución hasta el nivel de desagregación establecido por Ministerio de Hacienda en el Plan de cuentas presupuestales, se distribuye de acuerdo a lo solicitado por la Unidad y asignado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico en la Ley de presupuesto. En el mes de enero informará la apropiación de gastos de personal para toda la vigencia e informara el manejo de gastos generales.

En las Unidades fuera de línea, esta cifra debe ser registrada en el software de Resolución 036/98 por la dependencia encargada del manejo del presupuesto (intendencia local, compañía de ASPC, sección administrativa o quien haga sus veces) teniendo en cuenta los siguientes aspectos, así como las instrucciones establecidas en el manual de la Resolución 036, así:

Cada valor apropiado se registra teniendo en cuenta la ruta actualización – apropiación - inicial, previa la creación de los rubros presupuestales asignados para los fondos internos cuyo número de recurso es el 16. Esto quiere decir que en el sistema se cargarán los rubros apropiados tanto por los demás recursos (normalmente recursos corrientes) como los asignados para fondos especiales (fondos internos). Con dicha apropiación la Unidad puede comenzar el proceso de ejecución presupuestal de los recursos (expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, elaboración del contrato, y asignación del registro), siempre y cuando dicho compromiso se encuentre contemplado en el plan de ejecución.

2.3.3.2 Plan de ejecución

Con base en la apropiación disponible para cada rubro presupuestal y en las necesidades identificadas por la Unidad, el Oficial de Logística elabora el plan de ejecución de los recursos, cuyo objeto es definir la forma en que se van a invertir tales recursos. Dicho plan se elabora junto con el Plan de Adquisiciones y Abastecimientos.

La ejecución de este plan, es decir, los pagos, se efectuarán siempre y cuando haya sido aprobado por el Comandante de la Unidad y esté autorizado el PAC por parte del Departamento E-4 para el mes correspondiente, no obstante estén los recursos en tesorería.

En el evento que los valores planeados no sean ejecutados en su totalidad, se deben detallar en el plan de ejecución del mes siguiente, e ingresarán al mismo rubro que inicialmente había afectado.

2.3.3.3 Proceso de ordenación y pago

Los ordenadores del gasto de los fondos internos en las diferentes unidades del Ejército Nacional, son las mismas personas que se encuentran facultadas por las disposiciones vigentes para la ordenación del gasto y capacidad para contratar, con cargo a los recursos del presupuesto.

De igual manera, los jefes de presupuesto (intendentes locales, comandantes de compañías de ASPC o en su defecto los jefes de la secciones administrativas de las unidades), serán los encargados de ejecutar los recursos del Fondo Interno, de acuerdo al plan de ejecución debidamente elaborado por el oficial de logística y aprobado por el comandante de la Unidad.

Para llevar a cabo este proceso de ordenación y pago, se debe realizar la cadena presupuestal ordenada para los recursos de presupuesto, cuyos pasos deben registrarse en su totalidad en el software de resolución 036/98, para las unidades fuera de línea y en el SIIF, para las unidades en línea.

2.3.3.4 Asignación y manejo PAC

Las solicitudes de PAC y modificaciones (aplazamientos o adiciones) deben tramitarse dentro de los 8 primeros días de cada mes por conducto de la Brigada, con el fin de consolidar la información y gestionar a la Dirección Financiera del Ministerio de Defensa, dentro de los plazos establecidos para tal fin.

Antes de tramitar un aplazamiento de PAC, este debe encontrarse en el SIIF en estado DISPONIBLE para el mes que se vaya a modificar.

No se podrá dar tramite a los aplazamientos de los cupos de PAC, que estén en estado gestionado (amarrado con un registro), por cuanto el SIIF no lo permite, en atención a que al final del mes automáticamente el sistema lo arrastra para el mes siguiente, afectando en forma directa el cupo de PAC de dicho mes. Ejemplo: si en el mes de junio el PAC está gestionado y no se ejecuta, el sistema al 30 de junio lo pasa para el mes de julio y el PAC que se tenía para el mes de julio, se verá reducido en el valor que quedó pendiente del mes de junio.

La ejecución del PAC se da cuando las obligaciones se encuentran en estado PAGADO y se hayan registrado por el modulo de CUN. Si al finalizar el mes, la Unidad tiene cupos de PAC sin ejecutar, la Dirección Financiera del Ministerio de Hacienda, reducirá estos cupos y los trasladará para el rezago año siguiente.

Con el fin de presentar una buena ejecución de los cupos de PAC asignados, se recomienda que en el sistema SIIF no se apunten los pagos para los últimos días del mes, pues se corre con el riesgo de perder el cupo.

Así mismo se deben establecer mecanismos de control que permitan ejercer una mejor gestión en la ejecución presupuestal de la unidad. Se recomienda que diariamente se impriman los reportes del sistema SIIF relacionados con la ejecución de la Apropiación y del PAC para establecer el estado en que se encuentra la ejecución de los procesos contractuales adjudicados.

En el caso de gastos de personal para las Unidades en línea, los cupos de PAC se aprueban y cargan en el SIIF por la totalidad de los contratos, se expiden los respectivos certificados y obligaciones; según su duración se distribuyen mensualizados con el fin de realizar los pagos respectivos.

En el caso de gastos generales deben tener en cuenta todos los aspectos que afectan la ejecución, como la creación del beneficiario cuenta, la entrega de los bienes y/o servicios y el Ingreso de los dineros entre otros, con el fin de evitar aplazamientos que muy posiblemente no se puedan autorizar y que van afectar la ejecución.

Por lo anterior, se recomienda analizar la conveniencia o no, de que en el mismo mes en que se solicite la apropiación se pida el PAC respectivo, evitando correr riesgos de pérdida de cupos o que por no perderlos se cometan irregularidades, de esta manera se pueden apuntar a pagos en los primeros días del mes siguiente.

Las Unidades fuera de línea por manejar la Resolución 36/98 no pueden solicitar modificaciones al PAC relacionadas con aplazamientos o reducciones, por cuanto en el sistema el PAC se causa con una OAT (Operaciones Auxiliares de Tesorería) y en el momento de cargar los archivos planos queda ejecuta la OAT ya sea en forma parcial o total.

Una vez sean autorizados los cupos de PAC, el Departamento E-4 expedirá un radiograma que será enviado a las unidades por intermedio de la Brigada y es el único documento válido que certifica la autorización de pagos en el respectivo mes.

2.4 CONTABILIZACION

2.4.1 Los dineros obtenidos por concepto de los fondos internos serán recaudados por los tesoreros de las diferentes Unidades y se consignarán en la cuenta corriente ordenada para tal fin denominada RECAUDOS ESPECIALES – FONDOS INTERNOS MINISTERIO DE DEFENSA.

Se consideran dentro de los ingresos algunos casos especiales, donde los recursos tienen una distribución especial, para su ejecución. Anexo “C”

2.4.2 El movimiento de ingresos y gastos así como su contabilización se efectuará de acuerdo con lo dispuesto en el Plan General de Contabilidad Pública y a los parámetros establecidos en el SIIF.

2.5 CONTROL

Al igual que los recursos provenientes del presupuesto nacional, el Fondo Interno está sujeto a los controles ordenados en el Estatuto Orgánico del Presupuesto tales como el control administrativo o control interno ejercido por las mismas unidades y el control fiscal posterior ejercido por la Contraloría General de la República.

2.6 RESPONSABILIDAD

Todos los funcionarios que intervienen en el proceso de recaudos, junto con los Jefes de Estado Mayor y Comandantes, son los responsables del control de la apropiación y de la ejecución presupuestal de los fondos internos, en las Unidades.

2.7 VIGENCIA DE LOS FONDOS INTERNOS

Es la misma para la cual se aprobó el año fiscal para las partidas, tanto en el decreto de liquidación del presupuesto como en las normas que lo adicionen o modifiquen en el curso del ejercicio fiscal; por lo que se requiere comprometer y ejecutar todos los fondos durante el período respectivo, hasta la concurrencia de dichos montos, y si es del caso constituirse según corresponda en cuentas por pagar al cierre de la vigencia siempre y cuando exista cupo PAC autorizado (para las unidades que se encuentran fuera de línea), con la excepción hecha para el caso de sobrantes de recaudos de fondos internos de vigencias anteriores no comprometidos ni ejecutados.

No obstante lo anterior, se debe hacer los esfuerzos necesarios y agotar los mecanismos para comprometer y evitar saldos para la otra vigencia.

2.8 DEPOSITOS RECIBIDOS DE TERCEROS EN ADMINISTRACION

Comprende aquellos valores recibidos por las Unidades para su administración o para actuar como intermediarias entre el depositante y el beneficiario final. No forman parte de fondos internos y de acuerdo con las normas que los reglamentan, deben ser girados al organismo, dependencia o unidad que tiene a cargo su manejo.

En las unidades que actúan como intermediarias se deben consignar en la cuenta Fondos Especiales Oficiales o particulares.

Los conceptos aplicables a esta categoría, son los siguientes:

1. DEPOSITOS ESPECIALES OFICIALES

Asignaciones de Retiro
Retenciones militares
Depósitos Judiciales

2. DEPOSITOS ESPECIALES PARTICULARES

Garantía de equipo
Devoluciones a inquilinos de casas fiscales
3. EJECUCION

3.1 MISION GENERAL

El Ejército Nacional, a través de sus Unidades, recauda, administra ejecuta y rinde cuentas de los recursos obtenidos denominados "FONDOS INTERNOS" de acuerdo con las normas que establece la presente directiva.

3.2. MISIONES PARTICULARES

3.2.1 Segundo Comandante y Jefe del Estado Mayor

3.2.1.2 Supervisa el cumplimiento de la presente Directiva.

3.2.1.2 Aprueba y supervisa la programación y ejecución de los recursos del Fondo Interno de la Cuenta Especial del Comandante del Ejército, Bicol No.3, Agencia de compra en Fort Lauderdale e Intendencia Local Comando Ejército.

3.2.2 Jefe Logístico

3.2.2.1 Supervisa el cumplimiento en cada uno de los niveles de ejecución del fondo interno, con base a los montos de apropiación asignados para cada rubro, tanto en SIIF como en Resolución 36.

3.2.2.2. A través de la Dirección de Transportes tramita a la Dirección Financiera del Ministerio, las solicitudes de autorización para la adquisición de vehículos administrativos, que estén dentro de las restricciones de los decretos de liquidación de presupuesto para cada vigencia.

3.3.3 Intendencia General

3.3.3.1 El último día hábil de cada mes recibe de la Tesorería del Comando del Ejército, el informe de ingresos por los conceptos de: fondo renovación equipos, descuentos por responsabilidades de material de transportes, intendencia y armamento, otros ingresos por ventas de fotocopias y pliegos de condiciones de licitaciones, comercio exterior, venta de material de intendencia a Oficiales de la reserva, apoyo Dirección de Reclutamiento, Revista logística y otros que se definan en su oportunidad.

3.3.3.2 Elabora el plan de ejecución de las partidas enunciadas en el numeral anterior.

3.3.3.3 Lleva a cabo la ejecución del plan elaborado por el Departamento E-4 correspondiente a la Cuenta Especial del Comando del Ejército y convenios con empresas de hidrocarburos.

3.3.4 Dirección Financiera Ejército

3.3.4.1 Consolida el informe mensual de apropiaciones de la vigencia que las unidades envían el día 03 de cada mes a través del software Resolución 36 y lo carga al SIIF, en los plazos establecidos.

3.3.4.2 Con plazo máximo 10 de enero de cada vigencia consolida el “reporte anual de recaudos de fondos internos”, efectúa los diferentes cruces para determinar el saldo real de ingresos que pasan como excedente para la próxima vigencia, e informa a la Dirección de Finanzas del Ministerio emitiendo certificación sobre los saldos. ANEXO “E”.

3.3.4.3 Analiza de acuerdo a la apropiación asignada y PAC autorizado por el Departamento E-4, dentro del informe de ejecución de Res.36 que rinden las unidades fuera de línea, para evidenciar las diferencias que no permiten el cargue al SIIF.

3.3.4.4 Mantiene actualizada la información de ejecución de los fondos internos de las unidades.

3.3.4.5 El último día del mes a través de la Tesorería, informa a los diferentes ordenadores del gasto del Cuartel General los ingresos recaudados mensualmente.

3.3.4.6 El último día del mes por intermedio de la Tesorería, informa al Departamento E-4 los ingresos por todos los conceptos, a la Cuenta Especial del Comandante del Ejército.

3.3.4.7 Por intermedio del Área Financiera, controla la ejecución de los recursos de fondos internos de las dependencias orgánicas del Comando del Ejército y continúa con el trámite presupuestal de ejecución de los compromisos contractuales y giros del Cuartel General del comando del Ejército, a través del SIIF.

3.3.4.9 A través de la sección del Presupuesto del Área financiera del cuartel General, coordina con los diferentes ordenadores del gasto, para efectuar los registros de ingresos que se puedan causar en la vigencia y clasifica los causados en el SIIF.

3.3.4.10 Verifica y controla los recaudos de efectivo recibidos por las unidades fuera de línea, registrados en el sistema (RES.36) con los ingresos del extracto bancario de la cuenta corriente de fondos internos de cada una de ellas y con el cuadro resumen descrito en el ANEXO “F “
3.3.4.12 Efectúa la consolidación de la información presentada por las unidades, con relación a los aportes que deben enviar a la Cuenta Especial del Comandante del Ejército, a la Biblioteca central de las FF.MM., a la Escuela de Soldados Profesionales, al Instituto de Casas Fiscales, a las cuentas especiales Comando Ejército, por porcentajes establecidos en la Directiva de los Acuerdos de colaboración con Hidrocarburos, 35% correspondiente a los contratos de arrendamiento y reporta a cada uno de los beneficiarios finales (direcciones) de los aportes para que realicen el seguimiento.

3.3.5 Departamento E-4

3.3.5.1 Elabora anualmente la proyección de ingresos para incorporarlos al presupuesto general de la nación, consolidando para ello la información de sus unidades subalternas e incluyendo los recursos que proyecten recaudar.

3.3.5.2 Elabora la solicitud de adición presupuestal de Fondos Internos especificando concretamente cada uno de los conceptos que conforman la adición.

3.3.5.3. Incluye las asignaciones anuales en el sistema integrado de información financiera –SIIF- con base en la resolución de distribución suscrita por el señor Ministro de Defensa, tanto para las Unidades en línea como para las Unidades fuera de línea

3.3.5.4 Recibe del área financiera del comando del Ejército, el informe de ingresos a las subcuentas de Fondo Interno de la cuenta especial del comandante del Ejército y convenios con empresas de hidrocarburos.

3.3.5.5 Trimestralmente recibe del Batallón Colombia No.3, el informe del valor del giro recibido de la F.M.O. por sobrantes de las partidas de vestuario, equipo, armamento y municiones y anual por sobrantes de sueldos, e informa al Segundo Comandante del Ejército, los compromisos existentes con cargo a tales recursos, teniendo en cuenta las necesidades de apoyar en un 100% a las partidas de gastos generales.

3.3.5.6 Elabora, consolida y prepara el proyecto de gastos con cargo a la cuenta especial del comandante del Ejército.

3.3.5.7 Coordina, registra y elabora el plan de ejecución con cargo a los ingresos de la Agencia de Compras del Ejército de Fort Lauderdale, Cuenta Especial del Comandante del Ejército y a los recibidos del Batallón Colombia No.3, tramitándolos para aprobación del Segundo Comandante y JEM Ejército.

3.3.5.8 Cruza los aportes de las unidades a la cuenta especial del comandante del Ejército.
3.3.5.9 Una vez conocido el cupo aprobado de apropiación anual, asignado a la Fuerza por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, lo informa a cada unidad de manera proporcional a lo solicitado y asignado.
El cupo asignado de apropiación anual se asignará en forma mensualizada, según la solicitud que tramite la unidad y de acuerdo al estudio de prioridades con el propósito que la cobertura contemple la vigencia total.

Gastos de Personal, será asignada para toda la vigencia, por lo tanto las unidades deben abstenerse de hacer solicitudes adicionales y esto obliga a que las unidades elaboren contratos para toda la vigencia salvo casos especiales.

Gastos Generales. Recibe la solicitud de apropiación dentro de los (3) primeros días de cada mes, en los formatos establecidos “Apéndice 5”, al máximo nivel de desagregación por asignación interna y por el conducto regular de Brigada, de las unidades.

3.3.5.10 Mantiene actualizada una base de datos de la apropiación asignada y disponible por Unidad, concepto del gasto y rubro presupuestal

3.3.5.11 Consolida de las unidades y registra un solo plan de compras en el SICE a nivel Ejército.

3.3.5.12 Distribuye e informa a las Unidades el cupo de PAC mensual asignado.

3.3.6 Dirección de Personal

Recibe de la Tesorería del Cuartel general Comando Ejército, el informe de los recaudos por los conceptos que le competen para su ejecución.

Elabora el plan de ejecución y una vez autorizado el PAC correspondiente, antes del 22 de cada mes tramita al Área Financiera del Cuartel general comando Ejército, los egresos y anexos requeridos para la cancelación de los compromisos adquiridos

3.3.7 Ayudantía General del Comando del Ejército.

Recibe de la Tesorería del Cuartel general Comando Ejército, el informe de los recaudos por los conceptos que le competen para su ejecución.

Elabora el plan de ejecución y una vez autorizado el PAC correspondiente, antes del 22 de cada mes tramita al Área Financiera del Cuartel general comando Ejército, los egresos y anexos requeridos para la cancelación de los compromisos adquiridos

3.3.8 Dirección de Ingenieros

3.3.8.1 Recibe de la Tesorería del Cuartel general Comando Ejército, el informe de los recaudos por los conceptos que le competen para su ejecución.

Elabora el plan de ejecución y una vez autorizado el PAC correspondiente, antes del 22 de cada mes tramita al Área Financiera del Cuartel general comando Ejército, los egresos y anexos requeridos para la cancelación de los compromisos adquiridos

3.3.8.2 Efectuar control sobre los aportes de los convenios a vivienda fiscal de acuerdo con lo ordenado en la directiva de convenios interadministrativos.

3.3.8.3 Da aplicación a las normas procedimentales para ejecución de presupuestos, relacionados con los contratos de obra pública, contratos de arrendamiento e ingresos propios.

3.3.8.4 Debe ejercer control especial a las unidades de ingenieros, para que los recaudos relacionados con los proyectos de su área ingresen a las cuentas corrientes de fondos internos y no de fondos especiales oficiales o particulares.

3.3.9 Dirección de Inteligencia

3.3.9.1 Recibe de la Tesorería del Cuartel general Comando Ejército, el informe de los recaudos por los conceptos que le competen para su ejecución.

Elabora el plan de ejecución y una vez autorizado el PAC correspondiente, antes del 22 de cada mes tramita al Área Financiera del Cuartel general comando Ejército, los egresos y anexos requeridos para la cancelación de los compromisos adquiridos

3.3.9.2 Solicita al Departamento E-4 la apropiación que se debe asignar a cada una de las Unidades de la Fuerza para el rubro de gastos reservados bienes y gastos reservados servicios, ejerciendo un permanente control que evite que éstas últimas ejecuten recursos sin este requisito.

3.3.9.3 Efectúa el control de los recursos apropiados por el Departamento E-4 a cada una de las Unidades por concepto de gastos reservados fondo interno.

3.3.9.4 Emite las normas especiales de manejo de gastos reservados que sean apoyados con recursos de fondos internos.



3.3.10 Dirección de Acción Integral Ejército

3.3.10.1 Recibe de la Tesorería del Cuartel general Comando Ejército, el informe de los recaudos por los conceptos que le competen para su ejecución.

Elabora el plan de ejecución y una vez autorizado el PAC correspondiente, antes del 22 de cada mes tramita al Área Financiera del Cuartel general comando Ejército, los egresos y anexos requeridos para la cancelación de los compromisos adquiridos

3.3.10.2 Recibe de las unidades el informe de ingresos por las emisoras y el plan de ejecución, para su aprobación.

3.3.10.3 Ordena, cuando sea conveniente la participación de las emisoras regionales para fortalecer los ingresos a nivel dirección

3.3.11 Dirección de Comunicaciones

Recibe de la Tesorería del Cuartel general Comando Ejército, el informe de los recaudos por los conceptos que le competen para su ejecución.

Elabora el plan de ejecución y una vez autorizado el PAC correspondiente, tramita antes del 22 de cada mes al Área Financiera del Cuartel general comando Ejército, los egresos y anexos requeridos para la cancelación de los compromisos adquiridos

3.3.12 Dirección de Prestaciones Sociales

Recibe de la Tesorería del Cuartel general Comando Ejército, el informe de los recaudos por los conceptos que le competen para su ejecución.

Elabora el plan de ejecución y una vez autorizado el PAC correspondiente, tramita antes del 22 de cada mes al Área Financiera del Cuartel general comando Ejército, los egresos y anexos requeridos para la cancelación de los compromisos adquiridos.

3.3.13 Dirección de Disciplina y Bienestar

Recibe de la Tesorería del Cuartel general Comando Ejército, el informe de los recaudos por los conceptos que le competen para su ejecución.

Elabora el plan de ejecución y una vez autorizado el PAC correspondiente, tramita antes del 22 de cada mes al Área Financiera del Cuartel general comando Ejército, los egresos y anexos requeridos para la cancelación de los compromisos adquiridos
3.3.14 Dirección de Informática

Recibe de la Tesorería del Cuartel general Comando Ejército, el informe de los recaudos por los conceptos que le competen para su ejecución.

Elabora el plan de ejecución y una vez autorizado el PAC correspondiente, tramita antes de 22 de cada mes al Área Financiera del Cuartel general comando Ejército, los egresos y anexos requeridos para la cancelación de los compromisos adquiridos

3.3.15 Unidades Operativas Mayores, Menores, Unidades Tácticas e Independientes, Tropas Ejército y Batallón Colombia No. 3 Sinaí.

3.3.15.1 Con plazo 25 de noviembre, envían al Departamento E-4, el Anteproyecto de fondo interno de Ingresos “Apéndice No.4” y Gastos (Apropiación) Apéndice No.5”, teniendo en cuenta que va a regir para dos vigencias posteriores, Ejemplo, se elabora en Noviembre 2005 y se ejecuta en 2007; tomando como variables tales como inflación, reajuste de contratos, nuevos convenios, incremento de los ítems objeto del ingreso (pensiones, transporte, etc) y demás aspectos que afecten el incremento. Además se debe considerar el valor concepto de apoyos de las gobernaciones y alcaldías provenientes de la Ley 418 destinados a seguridad, las proyecciones de obras de ingenieros y demás ingresos específicos.

Con el fin de utilizar técnicas y procedimientos que garanticen la exactitud de las proyecciones, se recomienda la utilización del método estadístico por incremento promedio, para lo cual se presenta el siguiente ejemplo, así:


AÑO
INGRESOS REALES $
2001
19,900,000.00
2002
23,500,000.00
2003
27,200,000.00
2004
31,300,000.00
2005
34,700,000.00
2006
39,420,000.00

Se toma el Ingreso del año 2002 se multiplica por 100 y se divide entre el ingreso del año de 2001 y el resultado se le resta 100 para convertirlo en porcentaje, lo cual indica que se presento un incremento del 18.09% para el 2002, valor que se coloca en la columna de porcentaje. Para calcular el incremento del año 2003, se toma el ingreso del año 2003 y se divide entre el ingreso del año 2002 y se obtiene el incremento y quedarla así:

AÑO
INCREM. %
2001

2002
18.09%
2003
15.74%
2004
15.07%
2005
10.86%
2006
13.60%
TOTAL
73.36%

El valor del año 2006 debe estar determinado previamente, se suman los valores obtenidos en la columna de porcentaje dando 73.36 % y se divide entre 5 que son los periodos calculados, lo cual arroja un resultado de 14.67%, este resultado se multiplica por el valor del año 2006 $39.420.000.00 para hallar el incremento que corresponde al 2006, dando un valor de $5.782.914.oo el cual se suma al valor de $ 39.420.000.00 y se obtiene como proyección para el año 2007 ingresos de $45.202.914.oo

3.3.15.2 Establecidos los Ingresos totales, se procede a efectuar la distribución interna de los ingresos en cada uno de los conceptos que usualmente percibe la Unidad y se establece el valor de los aportes anuales que se giran para la Cuenta Especial Comandante del Ejército, Biblioteca, División, Brigada, Centro Nacional de Soldados profesionales, Dispensarios Médicos, Mantenimiento Guardias etc.

Los apoyos de Gobernaciones y Alcaldías deben incluirse dentro de la proyección de Ingresos y del plan de compras (SICE), para lo cual es conveniente gestionar que sean asignados en especie.

El calculo de ingresos de los liceos y colegios, se basa en el incremento aprobado por el Ministerio de Educación para las pensiones y matriculas.

Se debe coordinar con la Oficina de Hidrocarburos para la información de los Convenios de colaboración interinstitucional que se prevén firmar, los conceptos y el incremento para esa vigencia.

3.3.15.3 Con plazo 15 de diciembre, envían al Departamento E-4 la Proyección de Apropiación que va a necesitar la unidad para ejecutar en año siguiente, en los formatos establecidos “Apéndice 5”, al máximo nivel de desagregación por asignación interna y por el conducto regular de Brigada.

Gastos de Personal, esta apropiación será asignada para toda la vigencia, por lo tanto las unidades deben abstenerse de hacer solicitudes adicionales y esto obliga que las unidades elaboren contratos para toda la vigencia salvo casos especiales.

En gastos por Honorarios y Remuneración Servicios Técnicos, se debe proyectar de acuerdo a lo estrictamente necesario, se debe tener en cuenta que con los Recursos de los Convenios de colaboración Interinstitucional no se puede hacer contratación de personal a no ser que quede estipulado en el convenio (Periodistas, Odontólogos, Abogados etc.); no deben desconocerse los decretos 1737/98 y 617 de Octubre de 2000 sobre la racionalización del Gasto Publico.

Gastos Generales, la apropiación se solicitará dentro de los (3) primeros días de cada mes, en los formatos establecidos “Apéndice 5 “ (al máximo nivel de desagregación por asignación interna y por el conducto regular de Brigada, elaborando un solo oficio y otro cuando la unidad requiere apropiación para ejecutar los apoyos recibidos de la Cuenta Especial Comandante, con el propósito de no descontar este cupo de la proyección tramitada por la unidad, si es un apoyo de alguna Dirección del Comando del Ejercito o Dirección de Reclutamiento, debe ir contemplada dentro de la apropiación mensual.

Los recursos para compra de terrenos y construcciones deben ser incluidos en el anteproyecto de presupuesto e inscribir los proyectos de inversión en el Banco Nacional de Programas y Proyectos a través de la Oficina de Planeación del Ministerio de Defensa Nacional.

3.3.15.4 En relación con los recaudos elaboran el informe de “Reporte anual de recaudos de fondo interno” (Anexo E), lo envían a la Dirección Financiera antes del 5 de enero. Así mismo, el 03 de cada mes, elaboran el “cuadro resumen recaudos de efectivo” (Anexo F), el cual debe enviarse a la Dirección Financiera, los 10 deben enviar los extractos bancarios de la cuenta corriente de fondos internos.

3.3.15.5 Dentro de los (10) primeros días de cada mes, tramitan los giros de aportes y apoyos a todos los niveles de mando y de los aportes especiales, mediante cheques girados directamente de las cuentas corrientes o cheques de gerencia, debidamente consolidados a nivel unidades operativas menores, (Acuerdo Anexo I), con el fin de facilitar las conciliaciones de la cuenta principal y subalterna por fondos internos transferidos y recibidos. Tales giros corresponden a:

v Cuenta Especial Comandante Ejército. Tesorería del comando Ejercito
v Direcciones Técnicas Comando Ejército. Tesorería principal comando Ejército (por participación arrendamientos, descuentos de material y otros)
v Divisiones. Tesorería unidad administradora de los fondos
v Brigadas. Tesorería unidad administradora de los fondos
v Biblioteca Central de las FF.MM. Tesorería Escuela Superior de Guerra
v Escuela de Soldados Profesionales. Tesorería BASEN
v Apoyos para mantenimiento dispensarios centrales y hospitales regionales. Tesorería unidad administradora de los fondos.

Estos giros no requieren de apropiación, cadena presupuestal y su contabilización se registra por principal y subalterna, tanto para la unidad que gira como para la Unidad que recibe el giro.

3.3.15.6 PLAN DE COMPRAS en el SICE

Es el plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública de las entidades y particulares que manejan recursos públicos, independientemente del rubro presupuestal que se afecte ya sea de funcionamiento o de inversión.

Todos los recursos que se perciban por Fondo Interno, también deben tener plan de compras y ser registrado en el SICE por parte del Departamento E-4 del Comando del Ejército, como administrador del plan de compras ante el SICE, para lo cual el día 10 de enero de cada vigencia las unidades deben enviar al Departamento E4 el plan de compras de las adquisiciones que se proyectan realizar en la vigencia de acuerdo a la proyección de apropiación tramitada el 25 de noviembre del año anterior de acuerdo al formato descrito en el Apéndice 7, para lo cual es obligatorio consultar los códigos CUBS y PRECIOS INDICATIVOS en el portal del SICE cuya página web es www.sice-cgr.gov.co

CUBS
El Catálogo Único de Bienes y Servicios es el conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones de los bienes y servicios de uso común, o uso en obras que el estado puede adquirir.

El CUBS permite una única identificación para cada bien y servicio con el fin de garantizar la transparencia de la actividad contractual en cumplimiento de los fines del estado.

Para obra pública será obligatoria en el segundo nivel de desagregación del CUBS que corresponde a nivel clase.
Para Bienes y Servicios es obligatorio en el tercer nivel de desagregación del CUBS que corresponde a nivel subclase.

PRECIO INDICATIVO
Es el promedio de los precios de referencia de un bien o servicio de uso común o de uso en contratos de obra registrados por los proveedores en el SICE.

El precio indicativo es un requisito y consulta obligatoria, previo a la adjudicación.

El precio indicativo es una referencia para contratar, no es el precio al que se debe contratar. No es necesario imprimir el pantallazo.

REGISTRO DE UN PROVEEDOR
Es la actividad realizada por un proveedor para ingresar al SICE, como condición para suministrar bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, a los organismos que conforman la administración pública y a los particulares o entidades que manejan recursos públicos.

La exigencia del certificado de registro a los proveedores, debe entenderse OBLIGATORIA sólo para aquellos procesos contractuales cuyo valor sea igual o superior al 10% de la menor cuantía de la entidad, (100 SMMLV).

El proceso es de obligatorio cumplimiento para entidades sujetas a la ley 80/1993. El número de certificado tendrá validez máximo por 15 días, con el fin de garantizar que el registro de precios se encuentre vigente, mediante la actualización por parte del proveedor.

Los proponentes podrán solicitar actualización, modificación o cancelación de los precios registrados, cada vez que lo estimen conveniente. Los precios registrados que no se actualicen o modifiquen en el término de un (1) año, contados a partir de la fecha de inscripción o de su última actualización, carecerán de vigencia y en consecuencia no serán certificados. El registro del proveedor ante el SICE tiene vigencia de un (1) año

El administrador central del plan de compras ante el SICE, es el Departamento E-4 del Comando del Ejército, ningún ordenador de gasto está facultado para modificar el plan de compras de la Fuerza en ninguno de sus ítems.

Las modificaciones del plan de compras deben ser informadas al Departamento E-4 del Comando del Ejército, trimestralmente dentro de los primeros 5 días de los meses de: abril, julio, octubre y diciembre

EXCEPCIONES TEMPORALES AL SICE
a. Los bienes y servicios que se requieren para la defensa y seguridad nacional (incluye gastos reservados), de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1 literal i) Artículo 24 de la Ley 80 de 1993.
b. La compra venta y el servicio de arrendamiento de bienes inmuebles.
c. Los procesos contractuales para la adquisición de animales vivos.
d. Los productos con precios regulados por el Gobierno.
e. Adquisición de servicios y obra pública no codificados en el CUBS
f. Los procesos contractuales para la adquisición de repuestos.
g. Procesos contractuales que señalen objetos descritos en cantidades expresadas en unidades distintas a número enteros, previa aprobación de la Gerencia del SICE.
h. Procesos contractuales de prestación de servicios y obra pública no codificados en su totalidad hasta el nivel de item (propiedades y especificaciones) en el CUBS.
i. Procesos contractuales cuyas condiciones de precio o cantidad son variables y el proceso de la negociación se fundamente en valores estimados, previa aprobación de la Gerencia del SICE.
j. Procesos contractuales a suscribirse con proveedores internacionales que no tengan Número de Identificación Tributaria (NIT), previa aprobación de la Gerencia del SICE.

REGISTRO DE CONTRATOS
La obligación de registro de contratos deberá entenderse para la totalidad de los contratos legalizados por la entidad y deberá cumplirse dentro de los primeros cinco días hábiles del mes siguiente de que se perfeccionen, sin importar su monto.

Se reitera la importancia de identificar los contratos a registrar en el SICE, anteponiéndole al número consecutivo, la asignación interna de su unidad y posteriormente dos dígitos que se relacionen con el período al que pertenecen estos.

EJEMPLO: M1C-005-06 = (Contrato No. 005 del Batallón Cartagena)

Los contratos se deben registrar en el SICE con el NIT del Ejército (800130632-4) y no con el de la unidad, en razón a que la Fuerza maneja un solo presupuesto.
En razón a que los contratos son considerados en forma integral, sólo están obligados al cumplimiento de las normas SICE (o sea que solo se deben registrar), los contratos, en los cuales todos los bienes, servicios y obras públicas que lo componen estén codificados en su totalidad hasta el quinto nivel de desagregación, es decir hasta el nivel de Item.

3.3.15.7 Batallón Colombia No.3

A mas tardar el 25 de noviembre tramita al Departamento E-4 en pesos el Anteproyecto de Fondo Interno de gastos de personal y gastos generales desagregada por artículos presupuestales, en los formatos establecidos “Apéndice 5”,, teniendo en cuenta que va a regir para dos vigencias posteriores, Ejemplo: se elabora en Noviembre-2005 y se ejecuta en 2007.

El 15 de diciembre tramita al Departamento E-4 en pesos la Proyección de Apropiación de gastos de personal y gastos generales, desagregada por artículos presupuestales en los formatos establecidos “Apéndice 5”.

Dentro de los 5 primeros días hábiles de diciembre tramita al Departamento E-4 la proyección de PAC, de acuerdo a la proyección de apropiación, discriminada mensualmente.

Realiza los giros correspondientes a devoluciones por sobrantes de apropiación de los recursos del convenio entre la F.M.O. y el gobierno de la República de Colombia”, a la Tesorería principal del Comando del Ejército e informa al Departamento E-4.

Reporta mensualmente dentro de los 5 primeros días, la información de ejecución a la Dirección Financiera.


4. INSTRUCCIONES GENERALES DE COORDINACION

4.1 Responsabilidad ordenadores del gasto cuartel general

4.1.1. Elaborar el plan de ejecución de las subcuentas que manejan.

4.1.2. Solicitar al Área Financiera del Comando del Ejército, los certificados de disponibilidad y registro presupuestal por cada compromiso contractual con cargo a los recursos provenientes del Fondo Interno.

4.1.3 Antes del 10 de cada mes informar a la Dirección Financiera, mediante oficio con copia al Departamento E-4 el valor correspondiente al aporte a la Cuenta Especial del Comandante del Ejército, a fin de que se efectúen los traslados entre las subcuentas.

4.1.4 Con plazo 25 de noviembre, envían al Departamento E-4, el Anteproyecto de Fondo Interno de Ingresos “Apéndice No.4” y Apropiación “Apéndice No.5, al máximo nivel de desagregación, teniendo en cuenta que va a regir para dos vigencias posteriores y considerando los incrementos de variables como inflación, reajuste de contratos, nuevos convenios, incremento de los ítems objeto del ingreso, las proyecciones de obras de ingenieros y demás conceptos específicos.

Con plazo 15 de diciembre, envían al Departamento E-4 la Proyección de Apropiación “Apéndice No.5”, que se requiere para ejecutar en año siguiente, al máximo nivel de desagregación.

4.2 Responsabilidad Comandos de Brigada

4.2.1 Difunden las normas descritas en la presente Directiva a sus Unidades Orgánicas a través de academias, especialmente al personal que conforma el tren administrativo.

4.2.2 Controlan que los planes de Enero (ingresos de diciembre año anterior) y de la vigencia, sólo se ejecuten cuando el Departamento E–4 asigne la apropiación mediante oficio, de acuerdo a la disponibilidad asignada por Ministerio de Hacienda y Crédito Publico en la ley de presupuesto y apruebe el PAC solicitado por la Unidad para cancelar los compromisos.

4.2.3 Consolidan y envían los cheques de sus unidades tácticas, por conceptos de aportes, apoyos y giros entre unidades, debidamente especificados mediante oficio. Anexo “D”

4.2.4 Consolidan los informes de ingresos y planes de ejecución correspondiente a los recursos percibidos por las emisoras, para ser enviados a la Dirección de Acción Integral.

4.2.5 Controlan el cumplimiento de la participación del 5% de los ingresos para el mantenimiento de los dispensarios y hospitales regionales.


La presente Directiva deroga la Directiva Permanente No.00048/02 y demás normas sobre el particular que le sean contrarias; es de obligatorio cumplimiento en todos los niveles de la organización y será objeto de verificación por parte de la Inspección General del Ejército, Departamento E-4 y Dirección Financiera, por lo cual se dispone que sea consultada siempre que se vaya a llevar a cabo cualquier actividad relacionada con el Fondo Interno.



ORIGINAL FIRMADO
Mayor General MARIO MONTOYA URIBE
Comandante del Ejército



Autentica ORIGINAL FIRMADO
Coronel GUSTAVO ARMANDO VARGAS JIMENEZDirector Financiero



MODIFICACIONES EN LA NUEVA DIRECTIVA DE FONDOS INTERNOS-06
1. Se reglamenta que los recaudos por fondos internos no deben considerarse “recursos propios” sino que por corresponder a “aporte nacional” y de acuerdo a la ley de presupuesto y decreto de liquidación, son FONDOS INTERNOS SIN SITUACION DE FONDOS.


2. El proceso de ejecución del fondo interno, comprende la aplicación de los registros CUBS, en los planes de compras y por consiguiente en las entradas de bienes, así como la centralización en el Departamento E-4 del plan de compras anual y sus modificaciones de la Fuerza, para el SICE.


3. Se aclara la normatividad respecto a qué recursos específicos forman parte de Fondos Especiales Oficiales y Particulares, con el fin de evitar por parte de las unidades, desvío de los recursos que deben ingresar al Fondo interno.


4. El Departamento E-4 reforma la distribución del porcentaje de apoyo a las partidas de gastos generales a 100%, correspondiente a las devoluciones por sobrantes de partidas del BICOL3, con el fin de priorizar la inversión de estos recursos en apoyo a las adquisiciones de bienes y servicios.
La distribución aplicada era:
70% apoyo a gastos generales
30% apoyo a gastos de personal


5. Se impartieron instrucciones precisas con un ejemplo para mejorar la información que rinden las unidades del Anteproyecto de Fondo Interno.


6. Se replanteó que la apropiación de Fondo Interno, se asignará a la unidad para la vigencia siguiente de acuerdo a la proyección que envíen en el mes de Noviembre.


7. La apropiación de la Dirección de Reclutamiento, para Zonas y Distritos Militares, se asigna semestralmente en los meses de enero y junio, con el fin de que elabore (1) solo contrato, con entregas parciales y pagos mensuales. Lo anterior para evitar el desgaste administrativo.


8. De acuerdo a la experiencia de años anteriores, se determino que el procedimiento adecuado para asignar la apropiación es mensual, por intermedio de la Brigada, en un formato establecido y dentro de los (3) primeros días. Lo anterior permite que la unidad revalúe las necesidades del año y que teniendo los recursos tiene aprobado el cupo.


9. Se creo el concepto de CUPO DE APROPIACIÓN ANUAL, de acuerdo a la apropiación que aprueba el Ministerio de Haciendo y Crédito Publico y la proyección que realiza las unidades; se hace la distribución en forma proporcional y se le informa a la unidad el cupo aprobado para toda la vigencia; lo anterior permite que la unidad solicite su apropiación en el mes que la requiera, sin perjuicio de que se agote y no pueda ejecutar sus recursos.


10. Se reglamenta la apropiación de Gastos de Personal, en el sentido que se asigna para toda la vigencia, en forma proporcional a la aprobación que otorga el Ministerio de Haciendo y Crédito.


11. Se actualizaron los cuadros anexos y apéndices, relacionados con la unificación para diligenciamientos y distribuciones de porcentajes:

a. En la distribución de porcentajes generales y especiales, se actualizó la participación ordenada por el Comando General del 2% para biblioteca central.
b. Se incluyó la participación del 5% apoyo para Mantenimiento de Dispensarios y Hospitales regionales.
c. Se implementa el 2% de participación a los liceos y escuelas de formación para la biblioteca central, en razón a que el Comando General negó la solicitud de exoneración de esta participación.