FUNCIONES DEL S-4
1. PONDER POR LOS SERVICIOS DE ALIMENTACION, LAVADO Y PELUQUERIA, CONSERVACION DE LOS ALIMENTOS, ABASTECIMIENTOS EN GENERAL, EVACUACION Y TRANSPORTE DE LA UNIDAD.
2. TENER INFROMADO A SU COMANDANTE CON RESPETO A LOS ABASTECIMIENTOS DE TODAS LAS CLASES; PREPARAR LOS PLANES LOGISTICOS PARA LA UNIDAD.
3. PRESIDIR LAS SIGUIENTES COMISIONES ADMINISTRATIVAS CUANDO SE OPERA EN FORMA CENTRALIZADA: MATERIAL DE ARMAMENTO-INTENDENCIA-REMONTA Y VETERINARIA-SANIDAD-TRANSPORTES-INGENIEROS.
4. LLEVAR LOS LIBROS Y DOCUMENTOS DE PARTIDAS FISCALES ASIGNADAS A LA UNIDAD, ASI COMO LOS FONDOS INTERNOS.
5. RESPONDER POR LA CONSERVACION DE LOS PREDIOS Y ALOJAMIENTOS CUANTOS SE AURORICEN REPARACIONES, MODIFICACIONES O CONSTRUCCIONES, TOMAR BAJO SU RESPONSABILIDAD EL CONTROL DE LAS OBRAS E INVERSION DE LAS PARTIDAS ESPECIALES QUE SE APROPIEN PARA EL EFECTO.
6. DE COMUN ACUERDO CON EL INTENDENTE LOCAL VERIFICAR LOS TRBAJOS EJECUTADOS EN LOS TALLERES DE CARPINTERIA, ZAPATERIA, TALABARTERIA, SASTRERIA, COMO TAMBIEN LOS REALIZADOS POR EL ELECTRICISTA Y PLOMERO DE LA UNIDAD.
7. ELABORAR EN FORMA DETALLADA MENSUALMENTE LOS PLANES QUE CONTINUACION SE RELACIONAN:
8. EFECTUAR EN LO POSIBLE LOS PAGOS A LOS ACREEDORES EN COMPAÑIA DEL PAGADOR.
9. EJERCER UN ESTRICTO CONTROL Y POR LO MENOS VERIFICAR UN INVENTARIO MENSUAL AL GUARDA PARQUE DE LA UNIDAD, AL ALMACEN DE INTENDENCIA, ALMACENISTA DE HERRAMIENTAS Y ALMACENISTA DE REPUESTOS DE LA UNIDAD.
CLASES DE ABASTECIMIENTOS
CLASE I : Abastecimiento
CLASE II : Intendencia.
CLASE III : Combustibles.
CLASE IV : Equipo Especial.
CLASE V : Armamento.
CLASE VI : Sanidad
RUBROS DE GASTO DE PERSONAL
Le corresponde a la División Control de Gastos de Personal la planeación y correcta ejecución de los gastos de personal de cada Fuerza.
PUEDEN SER VIATICOS
PASAJES - TRASLADOS
CANCELASCION PRIMAS ETC.
RUBRO PARTIDA DE ALIMENTACION SOLDADOS
Las partidas de alimentación para el personal de soldados será responsabilidad de los Segundos Comandantes quienes están delegados para contratar, y presentarán balance mensual a los Comandantes de Unidad.
Son de obligatoriedad las revisiones periódicas de las Oficinas de Control Interno quienes rendirán los informes directamente a la Inspección General de cada Fuerza.
RUBRO EQUIPO DE SISTEMAS
Es la partida presupuestal que se designa a cada institución militar para la adquisición de equipos de comunicación, cómputo y software del Comando de cada fuerza. Con el propósito de garantizar la calidad, compatibilidad de cada equipo.
RUBRO COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES
Es la partida presupuestal que se designa a cada institución militar para la compra de combustibles.
RUBRO SERVICIOS DE CAPACITACION
Es la partida presupuestal asignada a la jefatura de educación y doctrina que son distribuidas en las diferentes necesidades de capacitación, instrucción y entrenamiento del personal.
RUBRO DE BIENESTAR SOCIAL
Esta partida se encuentra centralizada en la Dirección de Bienestar Social, quien lo distribuirá de acuerdo con el plan de Bienestar de cada fuerza, con el fin de incentivar al personal a través de planes de bienestar tales como:
Encuentro familiares actividades culturales, recreativas, Regalos navideños, capacitaciones actividades cívico- militares propias tropas
TIPOS DE GASTO
A. FUCIONAMIENTO
B. SERVICIO DEUDA PUBLICA
C. INVERSION
MAXIMO NIVEL DE DESAGREGACIÒN PRESUPUESTAL AÑO 2007
Tipo de Gasto/Cta -Prog/SubC-SubP/ObjG-Proy/Ord-SubPrSub/SubOrd/Concepto
A - 1 - 0 - 1 SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS A NOMINA
A - 1 - 0 - 1 - 1 SUELDOS DE PERSONAL DE NOMINA
A - 1 - 0 - 1 - 1 - 1 SUELDOS
A - 1 - 0 - 1 - 1 - 5 SUELDOS COMISIONES AL EXTERIOR
A - 1 - 0 - 1 - 1 - 90 OTROS
A - 1 - 0 - 1 - 5 OTROS
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 1 GASTOS DE REPRESENTACION
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 2 BONIFICACION POR SERVICIOS PRESTADOS
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 12 SUBSIDIO DE ALIMENTACION
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 1 3 AUXILIO DE TRANSPORTE
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 1 4 PRIMA DE SERVICIO
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 1 5 PRIMA DE VACACIONES
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 1 6 PRIMA DE NAVIDAD
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 1 8 PRIMA DE ACTIVIDAD
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 21 PRIMA DE DIRECCION
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 3 6 SUBSIDIO FAMILIAR
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 49 PRIMA DE ALTO MANDO
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 52 PRIMA DE INSTALACION EN EL EXTERIOR
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 53 PRIMA DE ALOJAMIENTO EN EL EXTERIOR
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 61 OTRAS PRIMAS NO PROVISIONADAS
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 62 OTROS GASTOS SERV PERSONALES DECRETO 4040 DE 2004
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 76 BONIFICACION LICENCIAMIENTO
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 77 BONIFICACION DRAGONEANTE
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 78 BONIFICACION AGENTE CUERPO PROFESIONAL ESPECIAL
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 86 PARTIDA ALIMENTACION SOLDADOS
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 87 PARTIDA ALIMENTACION ORDEN PUBLICO Y COBERTURA DE FRONTERAS
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 90 OTROS CONCEPTOS DE SERVICIOS PERSONALES AUTORIZADOS POR LEY
A - 1 - 0 - 1 - 5 - 91 BONIFICACIÒN DE ACTIVIDAD JUDICIAL (DECRETO 3131 DE 2005)
A - 1 - 0 - 1 - 9 - 0 HORAS EXTRAS, DIAS FESTIVOS E INDEMINIZACION POR VACACIONES
A - 1 - 0 - 1 - 9 - 3 INDEMNIZACION POR VACACIONES
A - 1 - 0 - 1 - 999 PAGOS PASIVOS EXIGIBLES VIGENCIAS EXPIRADAS
A - 1 - 0 - 2 SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS
A - 1 - 0 - 2 - 12 HONORARIOS
A - 1 - 0 - 2 - 14 REMUNERACION SERVICIOS TECNICOS
A - 1 - 0 - 2 - 16 HORAS CATEDRA
A - 1 - 0 - 2 - 100 OTROS SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS
A - 1 - 0 - 2 - 999 VIGENCIAS EXPIRADAS
A - 1 - 0 - 5 CONTRIBUCIONES INHERENTES A LA NOMINA SECTOR PRIVADO Y PUBLICO
A - 1 - 0 - 5 - 1 ADMINISTRADAS POR EL SECTOR PRIVADO
A - 1 - 0 - 5 - 2 - 5 OTROS FONDOS ADMINISTRADORES DE CESANTIAS PUBLICOS
A - 1 - 0 - 5 - 2 - 6 EMPRESAS PUBLICAS PROMOTORAS DE SALUD
MARCO LEGAL.
ETAPA PRECONTRACTUAL
Comprende el proceso de selección propiamente dicho y para los fines de este Manual se identifican a partir de los actos que hacen pública la iniciativa de Contratación, los demás pasos o procesos que defina el competente contractual para garantizar el fin de la contratación sin que contraríen las normas establecidas que rigen la materia.
La selección de contratistas se surtirá a través de cualquiera de los siguientes
Procedimientos o modalidades:
A. LICITACIÓN PÚBLICA Y CONCURSO PÚBLICO:
Aplica cuando concurran las circunstancias previstas en la ley, con sujeción al presupuesto de la entidad; tales procesos se adelantarán conforme a lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y sus Decretos reglamentarios o la norma que la modifique o sustituya. El reporte a la cámara de comercio se realiza de acuerdo con la normatividad de la superintendencia de Industria y Comercio, la cual establece las características y el programa a utilizar para este reporte y será dentro de los cinco (5) primeros días corrientes de cada mes, a la cámara de comercio de su jurisdicción remitida con un mes de antelación a la apertura de la licitación o concurso.
B. CONTRATACIÓN DIRECTA
Aplica cuando concurran las circunstancias previstas en la ley, con sujeción al presupuesto de la entidad, para la terminación de las cuantías y se someterán al trámite que a continuación se detalla, a partir de los actos que hacen pública la iniciativa de contratación.
Proceso de selección
1. Publicación del aviso de prensa anunciando disponibilidad Pre pliego. Con el fin de garantizar la publicidad y por ende la democratización de los procesos, el Ejército Nacional, anunciará a través de un medio de amplia circulación, nacional, regional o local, las condiciones y términos durante los cuales estarán disponibles los pre pliegos. Se publicará dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación o concurso se publicarán hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario (Formato 3).
2. Publicación del pre pliego en la página Web http://www.contratos.gov.co/ De acuerdo al decreto 2434 de 2006, El Ejército Nacional publicará los proyectos de pliegos de condiciones y/o términos de referencia de los procesos de licitación, concurso público o invitación directa con excepción de aquellas cuyo valor sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía, con el propósito de suministrar al público en general la información que le permita formular observaciones al contenido de los documentos antes mencionados. Dar estricto cumplimiento al artículo vigésimo cuarto para la identificación o numeración de los procesos.
Audiencia preliminar. El Ejército Nacional, efectuará una audiencia preliminar Dentro de los cinco (5) días calendario antes de la apertura del proceso; en la fecha y hora señalada en el proyecto de pliegos de condiciones o pre pliego.
a. Suscripción de la plantilla de ingreso y la planilla de compromiso de Confidencialidad, si aplica. (Formatos No. 5, 10,38).
b. Presentación por parte del Gerente del Proyecto.
c. Presentación por parte de los delegados de cada Comité, de la parte Pertinente del pliego.
d. Intervención de los interesados, conforme al turno que registre la Planilla de ingreso.
La Audiencia Preliminar se efectuará dentro del término de exhibición del pre Pliego de condiciones y/o términos de referencia, un plazo máximo de
Un (1) día.
4. Recepción de observaciones. Las observaciones al pre-pliego de condiciones y/o términos de referencia, se recibirán únicamente en la oficina de contratación o quien haga sus veces y no por algún funcionario de los comités; éstas deberán constar por escrito, una vez radicadas, tales serán tramitadas y remitidas al Gerente del proyecto y/o Comités. La totalidad de las respuestas las entregarán las correspondientes áreas a la oficina de contratación o quien haga sus veces, en medio documental y magnético para su respectiva respuesta.
5. Respuesta a observaciones al proyecto de pliego e integración y
análisis. Con las observaciones recibidas se integrará el o los formularios de preguntas y respuestas analizando la pertinencia de éstas; para los efectos se producirá el documento que contará con la firma del Gerente del proyecto, y el ordenador del gasto quienes en coordinación con la oficina de contratación autorizarán su inclusión en la página Web www.contratos.gov.co Nota: Las observaciones recibidas extemporáneamente no se
Atenderán.
6. Integración del pliego de condiciones definitivo. Con base en los formularios de preguntas y respuestas y en los conceptos definitivos tramitados, se integrará El Pliego Definitivo de Condiciones y/o términos de referencia para llevar a ponencia ante el comité de adquisiciones.
7. Resolución de apertura Está materializada en el acto administrativo que dispone las condiciones generales de la licitación, concurso o contratación directa, ordenando la apertura formal del proceso de selección. (Formato No.8)
8. Publicación de pliegos definitivos en la página Web. Publicidad de los pliegos de condiciones y/o términos de referencia. El Ejército publicará los pliegos de condiciones y/o términos de referencia definitivos de los procesos de licitación o concurso público o contratación Directa.
En dichos documentos se podrán incluir los temas planteados en las observaciones que se consideren relevantes para el proceso de
Selección. Dar estricto cumplimiento al artículo vigésimo cuarto para la identificación o numeración de los procesos
9. Disposición del pliego para consulta o compra. Los pliegos de condiciones o términos de referencia serán puestos a disposición para consulta en el sitio Web www.contratos.gov.co y en la Oficina de contratación o quien haga sus veces de cada unidad.
10. Venta de pliegos de condiciones. Los pliegos de condiciones serán entregados en calidad de venta a los interesados, previa cancelación de los derechos que fija por tabla de cuantías el Ministerio de Defensa; su valor no es reembolsable y su pago debe hacerse previo a la fecha fijada para la recepción de propuestas. Cuando un proceso se declare desierto y se de apertura nuevamente no se cobrará a algún oferente que lo haya adquirido, previa verificación de la cuantías en que participará de nuevo. (Formato No.9)
11. Audiencia de aclaraciones. El Ministerio de Defensa - Ejército Nacional, podrá realizar una audiencia de aclaraciones a efectos de precisar el contenido de los pliegos de condiciones y/o términos de referencia definitivos. dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de la propuesta y a solicitud de cualquiera de las personas que retiraron pliegos de condiciones y/o términos de referencia. (Formato No.11)
12. Aclaraciones y recepción de observaciones al pliego. Dentro del plazo del proceso de selección y hasta los tres días hábiles anteriores al cierre, se recibirán las observaciones que consideren pertinente formular los interesados en presentar propuesta.
13. Publicación de formularios de respuestas a las observaciones o adendas, cuando a ellos hubiere lugar. Son formularios, los documentos que contienen las respuestas a las observaciones formuladas y Adendas, los documentos que contienen modificaciones a los pliegos de condiciones; unos y otros serán puestos a disposición de los interesados a través del sitio Web www.contratos.gov. y remitidos a los correos electrónicos o direcciones que se hubieren registrado, de ser posible o por fax.
14. Término para devolución de propuestas. Los proponentes podrán retirar sus propuestas antes de la fecha y hora previstas para el cierre del proceso; en este caso se les devolverán sin abrir
Recepción de propuestas. Las propuestas serán recibidas en el lugar, fecha y antes de la hora prevista en los pliegos de condiciones para tal efecto. De la entrega se dejará constancia en acta, en la que se indicará entre otra información: proponente, garantía, número de folios y asistentes al acto de recepción. Para la recepción de ofertas se dará diez (10) días hábiles y se cumplirá lo descrito en el Artículo Decimocuarto. (Formatos No. 12 y 14)
16. Evaluación y requerimientos. Dentro del más estricto respeto a un tratamiento igualitario a todos los proponentes, el Ejército podrá solicitar a cualquiera de ellos, las aclaraciones o la información que estime pertinente, a fin de adelantar el proceso de evaluación. Con ocasión de las respuestas, no podrán los proponentes mejorar, adicionar o complementar sus propuestas. Para la evaluación de ofertas se dará siete (07) días hábiles.
17. Consolidación del informe de evaluación. Agotado el proceso de evaluación según consta en los documentos que emanan de los Comités Evaluadores, se procederá a consolidar el informe para efectos de su publicación y consiguiente traslado.
18. Traslado del informe de evaluación. El traslado del informe de evaluación se Surtirá por el término que señale cada pliego de condiciones y/o términos de referencia. Durante este plazo, si los proponentes lo estiman pertinentes, podrán presentar las observaciones a dicho informe, en la oficina de Contratación o quien que haga sus veces. Para el traslado del informe y observación de las evaluaciones de ofertas se dará cinco (05) días hábiles.
19. Recepción y trámite de observaciones al informe de evaluación. Recibidas las observaciones, se procederá a su estudio, a proyectar las correspondientes respuestas y a efectuar los ajustes a los informes de evaluación si a ello hubiere lugar. Consolidado el informe final, se definirá el orden de elegibilidad.
20. Comité de Adquisiciones. En los casos en que haya lugar, se someterá al Comité de Adquisiciones el informe referido a la evaluación, a las observaciones y a las respuestas de las mismas, para que éste recomiende al ordenador del gasto, la adjudicación o declaratoria de desierta, si a ésta hubiere lugar. Para la celebración del comité de adquisiciones se dará cuatro días (04) días hábiles.
21. Audiencia. La decisión de que la adjudicación de una licitación, concurso o invitación tenga lugar en audiencia pública, podrá ser adoptada por el Contralor General de la República en los términos previstos en el artículo 273 de la Constitución Política, o cuando se considere pertinente de oficio por el Ministerio de Defensa Nacional o el Comando del Ejército, y en los casos que estime el competente contractual. En ella podrán participar los oferentes, las organizaciones de veeduría ciudadana, los medios de comunicación y cualquier persona que lo desee. (Formato No.18)
22. Resolución de adjudicación. La Resolución de adjudicación es el acto administrativo por el cual el ordenador dispone la adjudicación de la invitación a la propuesta más favorable, según las exigencias previstas en los pliegos de condiciones y/o términos de referencia; el acto administrativo de adjudicación es irrevocable y deberá emitirse en el menor tiempo posible.(Formato No.17)
23. Notificación de Resolución de adjudicación. Con sujeción a lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo, se surtirá la notificación personal. (Formato No.19)
24. Comunicación a los demás proponentes. Surtido el acto de adjudicación, se comunicará sobre la decisión a los restantes proponentes no favorecidos. (Formato No.19)
25. Elaboración del Contrato. Una vez adjudicada la invitación, la oficina de Contratación o quien haga sus veces, elaborará el o los contratos respectivos, los cuales surtirán los trámites internos de verificación y control; debe darse cumplimiento a la identificación descrita en el artículo vigésimo cuarto del presente manual.
26. Firma del contrato. Dentro del término que prevén los pliegos de condiciones y/o términos de referencia, es obligación del proponente citar de oficio a quien le fue adjudicada la invitación, para presentarse ante la oficina de contratación quien haga sus veces, a suscribir el correspondiente contrato, dentro del período de validez de la propuesta. En caso que el proponente se niegue a firmar el contrato, el Ministerio de Defensa - Ejército Nacional hará efectiva la garantía y si es del caso las sanciones pertinentes y se procederá a notificar la adjudicación al oferente que haya ocupado el segundo orden de elegibilidad dentro de los 10 días siguientes a la fecha de notificación de la resolución de adjudicación
27. Requisitos de perfeccionamiento. Los contratos se perfeccionan con la firma de las partes y su correspondiente registró presupuestal.
28. Requisitos de legalización: Los contratos se legalizan con el pago del Impuesto de Timbre Nacional y el pago de los derechos de publicación en el Diario único de Contratación Pública, si a éstos hubiere lugar.
29. Requisitos de ejecución. Para la ejecución de los contratos se requiere la aprobación, por parte del Ministerio de Defensa. Ejército Nacional, de la Garantía Única constituida por el Contratista y como beneficiario o asegurado el M.D.N.- EJERCITO NACIONAL. (SIGLA UNIDAD). (Formato No.21)
30. Remisión de documentos al Supervisor. Cumplidos los anteriores requisitos, se remitirán copia de todos los antecedentes, el contrato perfeccionado con requisitos de ejecución al supervisor (o interventor en contrato de obra), quien asumirá el control de la ejecución. De acuerdo al numeral 2 del artículo Décimo quinto del presente manual.
31. Comunicación al contratista sobre fecha de iniciación. Efectuada la remisión de documentos al supervisor o interventor, se comunicará al contratista la fecha de iniciación del contrato, siempre y cuando ésta hubiera establecido desde la fecha de aprobación de la garantía única.
C. CONTRATACIÓN DIRECTA MENOR AL 10% DE LA MENOR CUANTÍA.
Los procesos de selección cuyo valor fuere menor al 10% de la menor cuantía, formularán invitación a un número plural y se someterán al trámite de selección previsto a continuación:
1. Elaboración de términos de la invitación. (Solicitud de Oferta)
2. Comunicaciones a los invitados para que presenten sus ofrecimientos en los plazos previstos.( Mínimo dos (2) o más)
3. Recepción de ofrecimientos. (Artículo Decimocuarto del presente manual, comité de cierres o recibo de cotizaciones)
4. Evaluación de ofrecimientos. (Análisis jurídico, económico y técnico)
5. Solicitud de aclaraciones. (De la Administración y/o de los Oferentes)
6. Traslado de evaluación. (Comunicarle a cada uno de los participantes)
7. Respuestas a observaciones. (de la evaluación)
8. Aceptación de ofrecimiento. (Adjudicación, consideración 1 del Artículo Décimo tercero, el cual faculta al competente para nombrar o no al comité de adquisiciones para esta modalidad de contratación)
9. Elaboración de contrato. (Artículo vigésimo cuarto del presente manual)
10. Firma del contrato o de la orden respectiva.
11. Requisitos de perfeccionamiento. (Firmas y expedición del RPC)
12. Requisitos de legalización.( pago publicación o Impuesto de timbre si es del caso)
13. Requisitos de ejecución. (Aprobación de la garantía si es del caso)
14. Remisión de documentos al supervisor. (Numeral 2 Artículo Décimo quinto)
15. Comunicación al contratista sobre fecha de iniciación. (Acta de inicio)
No obstante lo anterior, con previo análisis exhaustivo y riguroso por vía de excepción y en casos que se consideren suficientemente motivados, justificados y comprobados especialmente en forma económica y convenientes, consignados en el estudio de conveniencia y oportunidad; el funcionario competente podrá surtir una sola invitación a un ente estatal o privado, y podrá adelantar un proceso abreviado en cuyo trámite se garanticen los principios de la contratación.
IDENTIFICACIÓN O NÚMERO DEL CONTRATO.
Para efectos de identificación o numeración de los contratos suscritos en el Ministerio de Defensa Nacional . Ejército Nacional, y para la publicación de los procesos en la Web www.contratos.gov.co se determina lo siguiente:
1. Para Competentes contractuales (Ordenadores del gasto) con centralización administrativa o que estén comprometiendo presupuesto de varias unidades en un mismo contrato y también para unidades que ejecuten su mismo presupuesto, se identificará de la siguiente forma: (Ejemplo: 123-BASPC13-2006)
NUMERO- (Un consecutivo para todos los contratos en todos los rubros del mismo ordenador)
UNIDAD DEL ORDENADOR- (Sigla en Letras y Números del Competente contractual)
EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS
Los contratos se ejecutarán con sujeción a las condiciones y términos pactados; y cuando se requiera precisar dudas se consultarán los pliegos de condiciones y/o términos de referencia definitivos y sus adendas, los cuales forman parte integral del contrato.
MODIFICACIÓN AL CONTRATO
Cuando sobrevengan circunstancias o eventos de fuerza mayor, caso fortuito o el hecho de un tercero, debidamente comprobadas, que interfieran en la adecuada ejecución del contrato y ameriten la revisión de las condiciones pactadas, sin que con ello, se alteren las condiciones que dieron origen a la selección de la propuesta, previo pronunciamiento escrito del Supervisor y si el competente requiere la recomendación del comité de adquisiciones, se podrá modificar el contrato, siempre y cuando se garantice el cumplimiento de los fines de la contratación.
ADICIÓN Y PRÓRROGA DEL CONTRATO
Previa solicitud del Gerente de Proyecto, debidamente justificada, los contratos se podrán adicionar en valor, sin que la adición exceda del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes, si se dan las condiciones, se podrá prorrogar. En todo caso, y si el competente requiere la recomendación del comité de adquisiciones, previa justificación aprobada por la Interventoría o el supervisor del contrato. Suscrita la prórroga o adición, corresponde al contratista ampliar las pólizas en valor o plazo, según lo disponga el documento respectivo y proceder a su publicación si a ello hubiere lugar; por parte de la Administración, las Unidades respectivas procederán al registro presupuestal de la adición y a la aprobación de las modificaciones a las garantías.
PAGOS Y CESIÓN DE DERECHOS PATRIMONIALES
Los pagos que se generen por virtud de la ejecución de los contratos, se someterán a los trámites administrativos y las cuentas deberán contar con la aprobación de la interventoría o de la supervisión para su correspondiente legalización y desembolso.
MODIFICACIÓN CUENTA PARA PAGO DEL CONTRATO
Cuando el contratista solicita modificar la cuenta presentada para el pago de su contrato, el funcionario competente elaborará el oficio que suscribirá el competente contractual. De esta situación se informará al Supervisor del Contrato.
RESOLUCIÓN CONCEPTO SOLICITADO POR EL SUPERVISOR O POR EL CONTRATISTA
En situaciones que generan duda frente a la interpretación del contrato y/o su adecuada ejecución, el funcionario competente proyectará concepto escrito, de ser necesario, con el concurso de la Oficina de Contratación o quien haga sus veces; dicho concepto se basará en las leyes, decretos, resoluciones y demás normas incluyéndose los pliegos de condiciones y/o términos de referencia definitivos o sus adendas y surtirá trámite por conducto del mismo.
AUTORIZACIÓN DEL SEÑOR MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL PARA ADELANTAR OBRAS PÚBLICAS POR CONTRATACIÓN DIRECTA
Con sujeción al numeral 19 del artículo 4 del Decreto 855 de 1994, una vez analizada la solicitud y los documentos soporte, por conducto del Jefe de Estado Mayor y Segundo Comandante del Ejército, si resultare procedente, se proyectará concepto para la firma del Ministro de Defensa.
DEL DEBIDO PROCESO.
En caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones pactadas en el Contrato, se garantizará al contratista el debido proceso previsto en el artículo 29 de la Constitución Política y la respectiva actuación administrativa se sujetará a lo señalado en los artículos 3 y 35 del Código Contencioso Administrativo. El funcionario competente del contrato elaborará el documento en el que consignará los antecedentes del contrato, los fundamentos de hecho y de derecho del presunto incumplimiento y sus análisis frente a los mismos. De éste se dará traslado al Contratista para que en un plazo máximo de tres (3) días hábiles, los controvierta, si a ello hubiere lugar y presente por escrito los argumentos que considere pertinentes para el adecuado ejercicio de su Derecho de Defensa.
RESOLUCIÓN DEL INCUMPLIMIENTO O IMPOSICIÓN DE SANCIÓN
Examinados los argumentos y documentos presentados por el Contratista frente a su presunto incumplimiento, se decidirá sobre el mismo. Si de tales argumentos y documentos resulta configurado el incumplimiento, se expedirá el acto administrativo correspondiente, el cual se le notificará al interesado y sobre el particular se informará a los entes que determina la ley.
TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS
ARTICULO TRIGESIMO CUARTO
ACTA DE TERMINACIÓN
Agotado el término y cumplido el objeto del contrato, procederán las partes a suscribir el acta de entrega y recibo de la obra, bien o servicio, en la cual quedará expresa constancia de la condición de cumplimiento con sujeción al contrato o de los ajustes necesarios que deben ejecutarse dentro del término que en ésta se señale, para proceder a otorgar la garantías señaladas en el contrato y la única de entidades estatales.
ACTA DE LIQUIDACIÓN
Una vez recibido a satisfacción el objeto del contrato, se revisarán las condiciones económicas, las condiciones técnicas de ejecución y la situación jurídica del contrato, (comités evaluadores antiguos o actuales) para proceder a su liquidación, dentro de los 4 meses siguientes. Elaborado el documento de liquidación será visado por la interventoría y/o supervisión y suscrito por las partes. (Formato No.27)
CONSIDERACION ESPECIAL
Si no se lograre suscribir el acta de liquidación dentro del plazo previsto, se dejará constancia de las razones del caso y procederá un término supletivo de 2 meses para la revisión del caso y la suscripción del acta. Si agotado el plazo adicional, no se suscribiere la referida acta, procederá el supervisor y/o la Interventoría a dejar las constancias del caso y compete a la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos a sustanciar la liquidación unilateral, la cual será notificada al contratista, conforme lo previene el Decreto 01 de 1984. (Formato No.28)
ETAPAS DE LA CONTRATACION ESTATAL
Definida la Contratación Estatal como proceso; un proceso es una sucesión de etapas.
La doctrina tiene distintas tendencias, pero todas coinciden en que la contratación tiene actividades previas y posteriores, por lo que comúnmente estas se agrupan en:
Para efectos de nuestro curso, estudiaremos estas etapas:
I. PLANEACIÓN DEL CONTRATO
Es el proceso de diseño y selección de objetivos, metas y acciones acordes a la visión para el logro de resultados. Su producto es un PLAN que contiene políticas, programas, cronogramas, presupuestos. Es una proyección realista y verificable.
IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN:
REQUERIMIENTOS DE LA PLANEACIÓN
Información detallada, concreta y confiable. Esta podrá ser útil indistintamente a varios contratos
PRODUCTOS DE LA PLANEACIÓN
REFLEXIÓN:
En resumen, durante la planificación o planeación se debe hacer:
ETAPA DE PLANIFICACIÓN - EXIGENCIAS REGLAMENTARIAS (Decreto 2170 de 2002)
OTRA EXIGENCIA DE PLANIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL:
“…la Administración Pública podrá celebrar contratos sólo en la medida en que verifique con certeza que:
II. ETAPA PRECONTRACTUAL
Relacionada en forma directa y específica con el contrato a celebrar.
REQUERIMIENTOS:
Los productos de la planificación
PRODUCTOS ESPERADOS:
ETAPA PRECONTRACTUAL- EXIGENCIAS LEGALES. (ley 80, ART. 25)
ETAPA PRECONTRACTUAL
“Prueba de la importancia y la trascendencia de la etapa preparatoria, es el hecho de que la normatividad que regula la contratación pública en Colombia, exige que ésta se dé en los mismos términos para cualquier tipo de contrato, sin importar la cuantía del mismo ni el proceso de selección del contratista que se vaya a realizar.”
ACTIVIDADES DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL
Comunes
1. Pliego de condiciones o Términos de referencia:
- Elaboración del proyecto
-Publicación (Página Web de la Entidad /diarios de amplía circulación/ otros medios ).
-Recepción de observaciones y sugerencias .
-Adecuación y elaboración de los pliegos de condiciones o términos de referencia definitivos.
2. Selección del Contratista
- De acuerdo con la forma y procedimiento de Selección:
(Licitación Pública, CD por Convocatoria Pública, CD por Invitación Pública y CD por Orden de Servicios.
Ejemplos de aplicación prácticos de aplicación de estos procedimientos: Caso SENA.
PARA TENER EN CUENTA:
Surtida esta etapa, con la firma y perfeccionamiento del contrato así diseñado comienza la ETAPA CONTRACTUAL.
III. ETAPA CONTRACTUAL
Desarrollo del objeto contractual, por parte del Contratista, y de la Contraprestación por parte del Contratante; en las condiciones forma y plazos pactados.
La guía es el texto mismo del contrato, y las normas que están tácitamente incorporadas.
FIRMA DEL CONTRATO:
Perfeccionamiento o Legalización ?
Se perfecciona igual el contrato con y sin formalidades ?
Legalizado el Contrato: Se ejecuta
EJECUCIÓN DEL CONTRATO:
Preliminares
Designación/Contratación de Interventor o Supervisor
" El anticipo debe distinguirse del pago anticipado, donde la admón. Entrega al contratista…parte de su acreencia..puede disponer a su antojo de los recursos…en el anticipo apenas tiene la administración ”(de los recursos)”
*HERRERA, BENJAMÍN. Contratos Públicos.
EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Situaciones o Actos de Ejecución
CUÁNDO TERMINA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO?
IV. ETAPA POST CONTRACTUAL
Actuaciones posteriores al vencimiento del término establecido en el contrato, o en el acto que lo da por terminado de manera anticipada. Generalmente versan sobre temas accesorios de la contratación misma.
ACTIVIDADES DE LA ETAPA POST CONTRACTUAL:
1. LIQUIDACIÓN: Acto que formaliza la terminación del contrato.
Modalidad: Común Acuerdo o Unilateral
Contenido: Relación detallada, paz y salvo o compensaciones, revisión y ajuste de garantías.
Procede: Contratos de Tracto sucesivo+ declarados caducidad+terminados unilateralmente+ así pactado+ Ej. Instantánea con mora.
Término: Pactado, o legal.
ACTIVIDADES DE LA ETAPA POST CONTRACTUAL:
2. UTILIZACIÓN DE GARANTÍAS
3. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA
BIBLIOGRAFÍA:
SICE
Es un sistema de información ordenada y control a cargo de la contraloría general de la república, que integra toda las cifras del proceso de contratación estatal con el fin de confrontarlas en líneas y en tiempo real con los precios de referencia que posee la central de información, garantizando una contratación sin detrimento de los recursos del Estado
Es un instrumento de apoyo a la ley de contratación estatal, por cuanto en ella expresa que las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad.
CARACTERISTICAS
1.Los proveedores podrán consultar los archivos de registros de precios que envíen de ahora en adelante sin tener que esperar el correo de confirmación con lo cual podrán hacer un mejor seguimiento de cada registro.
2.Las entidades del estado podrán consultar los archivos de planes de compra.
3.Los usuarios cuyo rol tengan el servicio de consulta de precios indicativos podrán consultarlos ahora también en lote y no solo uno por uno.
SAP
Fue fundada en Alemania en 1972, este sistema comprende muchos módulos completamente integrado, abarca todos aspectos de al administración empresarial.
CARACTERISTICAS
1.INFORMACION: Significa que la información se encuentra disponible al momento.
2.JERARQUIA DE LA INFORMACION: Esta forma de organizar la información permite obtener informes desde diferentes vistas.
3.INTEGRACION: Es la mas destacable, permite que la información se comparta entre todos los módulos del SAP
PARA CONSULTAR SAP SE PUEDE INGRESAR A LA PAGINA:
PARA CONSULTAR SIIF Y CISE EN LA PAGINA DEL MINISTERIO DE HACIENDA
