TAREA No. 2. IDENTIFICAR LOS DIFERENTES PASOS QUE SE SIGUEN PARA LA ASIGNACION DE LOS RECURSOS DE UNA UNIDAD

PASOS PARA LA ASIGNACION DE PRESUPUESTO DE UNA UNIDAD

APROPIACIÓN

Comprende los recursos asignados a la Unidad por el Comando del Ejército a través de la Orden Administrativa de Partidas Fiscales o Apoyos Especiales. Los cuales son informados por las diferentes Direcciones Técnicas y Ordenadores del Gasto mediante informes de giro. Es importante recordar que antes de comprometer estás últimas partidas especiales o apoyos, se debe efectuar una adecuada coordinación con los Ordenadores del Gasto del Cuartel General, que informan dicho giro o con la Dirección Financiera a fin de determinar la veracidad del mismo.
Los recursos captados directamente por cada Unidad considerados como Fondos Internos hacen parte de la apropiación para cada vigencia

PLANES

Con base en la apropiación disponible para cada mes (partidas fijas, partidas especiales, fondo interno, etc.) y al plan de necesidades que resulta de las revistas practicadas al estado de las instalaciones y bienes de la Unidad, el oficial de Logística elabora los planes (administrativo anual, de mantenimiento, de abastecimientos, y fondo especifico) cuyo objeto es definir la forma en que se van a invertir tales recursos, recordándose que el plan es el parámetro que permite medir si la ejecución del presupuesto se está efectuando en la forma establecida, por lo cual se debe revisar periódicamente comparándolo con las adquisiciones reales.

PLAN ADMINISTRATIVO ANUAL

Contiene los objetivos, metas y tareas que se traza el Comandante de la Unidad para alcanzar en el año fiscal, como parte de su gestión administrativa, impartiendo instrucciones y directrices, considerando los recursos con que cuenta la Unidad.

PLAN DE MANTENIMIENTO

Debe contemplar las misiones de mantenimiento en todas las áreas de los Servicios Técnicos y Comisiones Administrativas.

PLAN DE ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS

La función de abastecimientos tiene como finalidad proveer a la Unidad de los elementos necesarios para un normal funcionamiento. Para ello, el oficial de Logística debe elaborar el PLAN DE ABASTECIMIENTOS, ordenado en la directiva permanente de administración y Logística, el cual incluye los abastecimientos que se financiarán con recursos del presupuesto y con recursos provenientes de los fondos internos. Es importante tener en cuenta que este plan se elabora con valores proyectados teniendo como base el presupuesto disponible, pudiendo ser ajustado una vez se conocen los precios definidos en el Comité de Adquisiciones.

PLAN DE FONDO ESPECÍFICO

El Plan de fondo especifico, se debe elaborar cada vez que en la Unidad se realicen eventos especializados, tales como entrega de armas, licenciamientos, primeras comuniones, etc, en los cuales se programe el suministro de alimentación especial al personal de soldados.
Al igual que los demás planes, es elaborado por el oficial de Logística y aprobado por el Comandante de la Unidad.

UTILIZACIÓN DE LA APROPIACIÓN

AFECTACIÓN:

Se produce en el momento en que se adquiere el compromiso por parte del ordenador de gasto, al solicitarle al proveedor o contratista el suministro de elementos, servicios o cualquier otro tipo de actividad a realizarse entre la unidad y el mismo, para lo cual se expide un documento tal como orden de servicio, orden de compra o simplemente el contrato sin formalidades plenas, teniendo en cuenta las siguientes actividades previas:

COMPROBAR EXISTENCIA CONCEPTO DEL GASTO EN APROPIACIÓN

Una vez se tengan definidas las necesidades en cada uno de los planes descritos anteriormente y el correspondiente Estudio de Conveniencia y Oportunidad para los bienes obras o servicios a adquirir, el ordenador de gasto debe verificar que el concepto del gasto se encuentre relacionado en la apropiación asignada a la Unidad.

EXPEDIR CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Seguidamente se solicite al jefe de presupuesto la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, siendo responsabilidad del Ordenador del Gasto la adquisición de compromisos sin estos requisitos.

CUMPLIR REQUISITOS PREVIOS (CONFORMACIÓN COMITÉS)

Con el propósito de dar cumplimiento al principio de la transparencia contemplado en el Estatuto de contratación Administrativa, para poder adquirir compromisos se deben reunir una serie de requisitos tales como la designación de Comités Técnicos, económicos y jurídicos (según la cuantía y objeto a contratar), conformación del Comité de Adquisiciones. En donde se selecciona al proveedor o contratista que ofrezca las mejores garantías, calidad y economía para la Unidad, lo cual impone el deber de estudiar las cotizaciones o propuestas que éstos envían antes de celebrarse dicho Comité.

ORDENAR EL GASTO (ELABORACIÓN CONTRATO)

Una vez se defina el contratista que ofrece las mejores alternativas, se elabora el contrato de suministro, compraventa, de prestación de servicios o de obra en original, de acuerdo con las directrices que imparta la Oficina de Contratación y designando en lo sucesivo. Un supervisor para cada contrato, encargado de verificar el cabal cumplimiento de las obligaciones pactadas. Cabe anotar que los pagos de planillas de viáticos, devoluciones de alimentación, nóminas de personal, servicios públicos, descuentos centralizados, etc., no requieren de contrato, pero si debe expedirse de certificado de disponibilidad, cuando se trate de pagos por concepto de presupuesto o de fondo interno.

REGISTRO PRESUPUESTAL

Una vez suscrito o firmado el contrato por las parles, se debe expedir el registro presupuestal mediante el cual se establece que la apropiación existente sólo puede utilizarse únicamente en el pago de dicho contrato y así evitar desviación de los recursos disponibles. El registro presupuestal es un requisito de perfeccionamiento del contrato y la ejecución del mismo no puede iniciarse hasta tanto no se cuente con dicho documento, pudiéndose incurrir en legalización de hechos cumplidos.

EJECUCIÓN

Se da en el momento en que el contratista cumple el objeto del contrato, mediante el suministro del bien o cumplimento del servicio convirtiéndose, para el ordenador de gasto, dicho compromiso en una obligación la cual debe ser cancelada mediante un comprobante de egreso con los requisitos exigidos para tal fin.

Este proceso se lleva a cabo bajo los siguientes parámetros:

CUMPLIR GASTO ORDENADO

Cumplidos los anteriores requisitos el contratista está en capacidad de entregar el bien, la obra o el servicio solicitado el cual debe ser recibido a satisfacción por el oficial de servicio y el almacenista respectivo, quien debe elaborar el comprobante de entrada al almacén, junto con el bien o servicio suministrado- El proveedor debe enviar la factura comercial o cuenta de cobro en original y copias, la cual debe ser firmada por el Oficial de servicio como constancia de que se recibió el bien o servicio objeto del conflicto, quedando debidamente registrado en el libro que lleva el mismo

ELABORACIÓN COMPROBANTE DE EGRESO

El egreso de fondos como su nombre lo indica es el documento donde se registra la cancelación física de los compromisos contractuales por cualquier concepto y en todas sus modalidades, así como aquellos desembolsos de Tesorería que no requieren de contrato

PAGO DEL COMPROMISO

Una vez el comprobante de egreso se encuentra debidamente perfeccionado con todos los documentos soporte, la Intendencia Local o dependencia que haga sus veces, elabora el documento requerido de acuerdo con la modalidad de pago.

RESUMIENDO LOS PASOS SON LOS SIGUIENTES

1.ESTABLECER LAS NECECIDADES

2.REALIZAR EL PLAN NECESIDADES S-4

3.PLAN ADQUISICIONES CONSOLIDADO S-4

4.EXPEDICION DEL C-D-P

5.SOLICITUD OFERTAS ELABORACION, PUBLICACION, PLIEGOS, ESTUDIO CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD (ECO), JUNTA DE COMPRAS

6.ELABORACION DE ACTA ADJUDICACION

7.ELABORACION DEL PLAN DE ABASTECIMIENTOS

8.ELABORACION DEL CONTRATO

9.COMUNICACION AL PROVEEDOR Y FIRMA CONTRATO

10.ELABORACION DEL REGISTRO PRESUPUESTAL (COMPROMISO)

11.CANCELACION DEL IMPUESTO DE TIMBRE, POLIZAS DE GARANTIA Y PUBLICAION EN EL DIARIO OFICIAL

12.APROBACION POLIZA GARANTIA.

13.EJECUCION DEL CONTRATO

14.RECIBO DE BIENES O SERVICIOS.

15.ALTA DE BIENES.

16.ACTA DE RECEPCION DE SERVICIO

17.RECIBO DE FACTURAS, EGRESOS DE FONDOS, REVISION, OBLIGACION CONTABILIZACION (OBLIGACIONES Y DEDUCCIONES).

18.EJECUCION P-A-C AUTORIZADO E-4

19.ORDEN DE PAGO

20.PAGO Y/O ABONO CUENTA

21.CONTADOR INFORMA EL DESEMBOLSO DE LOS RECURSOS AL PROVEEDOR.