INTRODUCCION
El Comandante del Ejército de acuerdo a lo preceptuado en la Ley 80 de 1993, sus decretos reglamentarios y modificatorios, el decreto 2772 del 10 de Agosto de 2005 y las Resoluciones 591 del 17 de Mayo de 2005 y 168 del 24 de Febrero y su Modificatoria la No. 1465 del 28 de junio de 2006 del Ministerio de Defensa Nacional emite las siguientes políticas internas en cuanto al cumplimiento del articulado anterior con las siguientes consideraciones:
La actividad contractual del Ejército Nacional como una manifestación del ejercicio dela función administrativa, debe ceñirse bajo los principios de igualdad, oralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, entre otros y en cuanto a los procesos de selección, celebración y ejecución de los contratos estatales, a los postulados del artículo 209 de la Constitución Política y a lo dispuesto por la Ley General de Contratación de la Administración Pública.
MARCO LEGAL.
- Constitución Política de Colombia
Ley 80 de 1993 por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
Decreto 855 de 1994 por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993 en materia de Contratación Directa.
Decreto 2681 de 1993 por el cual se reglamentan parcialmente las operaciones de
Crédito Público, las de Manejo de la Deuda Pública, sus asimiladas y conexas y la
Contratación directa de las mismas.
Decreto 94 de 1994 por el cual se delega la facultad de celebrar a nombre de la
Nación las operaciones a que se refiere el decreto 2681 de 1993.
Decreto 679 de 1994 por el cual se reglamenta parcialmente la ley 80 de 1993.
Decreto 92 de 1998 y 2788 de 2003.
Decreto 287 de 1996 por el cual se reglamentan los artículos 24, 25, 29 y 30 de la Ley 80 de 1993.
Decretos Ejecutivos 1512 de 2000 y 049 de 2003, por medio de los cuales se
Reestructura el Ministerio de Defensa Nacional.
Decreto 2170 de 2002 por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica el Decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999.
Decreto 2434 de 2006 por el cual se modifica el decreto 2170 de 2002.
Resolución 591 del 17 de Mayo de 2005, que emite el manual de contratación del Ministerio de Defensa y sus Unidades Ejecutoras.
Resolución de delegación No.168 de 2006 y su modificatoria la No. 1465 de 2006 y toda aquella que la modifique, sustituya o revoque.
ETAPA PRECONTRACTUAL
Comprende el proceso de selección propiamente dicho y para los fines de este Manual se identifican a partir de los actos que hacen pública la iniciativa de Contratación, los demás pasos o procesos que defina el competente contractual para garantizar el fin de la contratación sin que contraríen las normas establecidas que rigen la materia.
La selección de contratistas se surtirá a través de cualquiera de los siguientes
Procedimientos o modalidades:
A. LICITACIÓN PÚBLICA Y CONCURSO PÚBLICO:
Aplica cuando concurran las circunstancias previstas en la ley, con sujeción al presupuesto de la entidad; tales procesos se adelantarán conforme a lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y sus Decretos reglamentarios o la norma que la modifique o sustituya. El reporte a la cámara de comercio se realiza de acuerdo con la normatividad de la superintendencia de Industria y Comercio, la cual establece las características y el programa a utilizar para este reporte y será dentro de los cinco (5) primeros días corrientes de cada mes, a la cámara de comercio de su jurisdicción remitida con un mes de antelación a la apertura de la licitación o concurso.
B. CONTRATACIÓN DIRECTA
Aplica cuando concurran las circunstancias previstas en la ley, con sujeción al presupuesto de la entidad, para la terminación de las cuantías y se someterán al trámite que a continuación se detalla, a partir de los actos que hacen pública la iniciativa de contratación.
Proceso de selección
1. Publicación del aviso de prensa anunciando disponibilidad Pre pliego. Con el fin de garantizar la publicidad y por ende la democratización de los procesos, el Ejército Nacional, anunciará a través de un medio de amplia circulación, nacional, regional o local, las condiciones y términos durante los cuales estarán disponibles los pre pliegos. Se publicará dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación o concurso se publicarán hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario (Formato 3).
2. Publicación del pre pliego en la página Web http://www.contratos.gov.co/ De acuerdo al decreto 2434 de 2006, El Ejército Nacional publicará los proyectos de pliegos de condiciones y/o términos de referencia de los procesos de licitación, concurso público o invitación directa con excepción de aquellas cuyo valor sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía, con el propósito de suministrar al público en general la información que le permita formular observaciones al contenido de los documentos antes mencionados. Dar estricto cumplimiento al artículo vigésimo cuarto para la identificación o numeración de los procesos.
Audiencia preliminar. El Ejército Nacional, efectuará una audiencia preliminar Dentro de los cinco (5) días calendario antes de la apertura del proceso; en la fecha y hora señalada en el proyecto de pliegos de condiciones o pre pliego.
a. Suscripción de la plantilla de ingreso y la planilla de compromiso de Confidencialidad, si aplica. (Formatos No. 5, 10,38).
b. Presentación por parte del Gerente del Proyecto.
c. Presentación por parte de los delegados de cada Comité, de la parte Pertinente del pliego.
d. Intervención de los interesados, conforme al turno que registre la Planilla de ingreso.
La Audiencia Preliminar se efectuará dentro del término de exhibición del pre Pliego de condiciones y/o términos de referencia, un plazo máximo de
Un (1) día.
4. Recepción de observaciones. Las observaciones al pre-pliego de condiciones y/o términos de referencia, se recibirán únicamente en la oficina de contratación o quien haga sus veces y no por algún funcionario de los comités; éstas deberán constar por escrito, una vez radicadas, tales serán tramitadas y remitidas al Gerente del proyecto y/o Comités. La totalidad de las respuestas las entregarán las correspondientes áreas a la oficina de contratación o quien haga sus veces, en medio documental y magnético para su respectiva respuesta.
5. Respuesta a observaciones al proyecto de pliego e integración y
análisis. Con las observaciones recibidas se integrará el o los formularios de preguntas y respuestas analizando la pertinencia de éstas; para los efectos se producirá el documento que contará con la firma del Gerente del proyecto, y el ordenador del gasto quienes en coordinación con la oficina de contratación autorizarán su inclusión en la página Web www.contratos.gov.co Nota: Las observaciones recibidas extemporáneamente no se
Atenderán.
6. Integración del pliego de condiciones definitivo. Con base en los formularios de preguntas y respuestas y en los conceptos definitivos tramitados, se integrará El Pliego Definitivo de Condiciones y/o términos de referencia para llevar a ponencia ante el comité de adquisiciones.
7. Resolución de apertura Está materializada en el acto administrativo que dispone las condiciones generales de la licitación, concurso o contratación directa, ordenando la apertura formal del proceso de selección. (Formato No.8)
8. Publicación de pliegos definitivos en la página Web. Publicidad de los pliegos de condiciones y/o términos de referencia. El Ejército publicará los pliegos de condiciones y/o términos de referencia definitivos de los procesos de licitación o concurso público o contratación Directa.
En dichos documentos se podrán incluir los temas planteados en las observaciones que se consideren relevantes para el proceso de
Selección. Dar estricto cumplimiento al artículo vigésimo cuarto para la identificación o numeración de los procesos
9. Disposición del pliego para consulta o compra. Los pliegos de condiciones o términos de referencia serán puestos a disposición para consulta en el sitio Web www.contratos.gov.co y en la Oficina de contratación o quien haga sus veces de cada unidad.
10. Venta de pliegos de condiciones. Los pliegos de condiciones serán entregados en calidad de venta a los interesados, previa cancelación de los derechos que fija por tabla de cuantías el Ministerio de Defensa; su valor no es reembolsable y su pago debe hacerse previo a la fecha fijada para la recepción de propuestas. Cuando un proceso se declare desierto y se de apertura nuevamente no se cobrará a algún oferente que lo haya adquirido, previa verificación de la cuantías en que participará de nuevo. (Formato No.9)
11. Audiencia de aclaraciones. El Ministerio de Defensa - Ejército Nacional, podrá realizar una audiencia de aclaraciones a efectos de precisar el contenido de los pliegos de condiciones y/o términos de referencia definitivos. dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de la propuesta y a solicitud de cualquiera de las personas que retiraron pliegos de condiciones y/o términos de referencia. (Formato No.11)
12. Aclaraciones y recepción de observaciones al pliego. Dentro del plazo del proceso de selección y hasta los tres días hábiles anteriores al cierre, se recibirán las observaciones que consideren pertinente formular los interesados en presentar propuesta.
13. Publicación de formularios de respuestas a las observaciones o adendas, cuando a ellos hubiere lugar. Son formularios, los documentos que contienen las respuestas a las observaciones formuladas y Adendas, los documentos que contienen modificaciones a los pliegos de condiciones; unos y otros serán puestos a disposición de los interesados a través del sitio Web www.contratos.gov. y remitidos a los correos electrónicos o direcciones que se hubieren registrado, de ser posible o por fax.
14. Término para devolución de propuestas. Los proponentes podrán retirar sus propuestas antes de la fecha y hora previstas para el cierre del proceso; en este caso se les devolverán sin abrir
Recepción de propuestas. Las propuestas serán recibidas en el lugar, fecha y antes de la hora prevista en los pliegos de condiciones para tal efecto. De la entrega se dejará constancia en acta, en la que se indicará entre otra información: proponente, garantía, número de folios y asistentes al acto de recepción. Para la recepción de ofertas se dará diez (10) días hábiles y se cumplirá lo descrito en el Artículo Decimocuarto. (Formatos No. 12 y 14)
16. Evaluación y requerimientos. Dentro del más estricto respeto a un tratamiento igualitario a todos los proponentes, el Ejército podrá solicitar a cualquiera de ellos, las aclaraciones o la información que estime pertinente, a fin de adelantar el proceso de evaluación. Con ocasión de las respuestas, no podrán los proponentes mejorar, adicionar o complementar sus propuestas. Para la evaluación de ofertas se dará siete (07) días hábiles.
17. Consolidación del informe de evaluación. Agotado el proceso de evaluación según consta en los documentos que emanan de los Comités Evaluadores, se procederá a consolidar el informe para efectos de su publicación y consiguiente traslado.
18. Traslado del informe de evaluación. El traslado del informe de evaluación se Surtirá por el término que señale cada pliego de condiciones y/o términos de referencia. Durante este plazo, si los proponentes lo estiman pertinentes, podrán presentar las observaciones a dicho informe, en la oficina de Contratación o quien que haga sus veces. Para el traslado del informe y observación de las evaluaciones de ofertas se dará cinco (05) días hábiles.
19. Recepción y trámite de observaciones al informe de evaluación. Recibidas las observaciones, se procederá a su estudio, a proyectar las correspondientes respuestas y a efectuar los ajustes a los informes de evaluación si a ello hubiere lugar. Consolidado el informe final, se definirá el orden de elegibilidad.
20. Comité de Adquisiciones. En los casos en que haya lugar, se someterá al Comité de Adquisiciones el informe referido a la evaluación, a las observaciones y a las respuestas de las mismas, para que éste recomiende al ordenador del gasto, la adjudicación o declaratoria de desierta, si a ésta hubiere lugar. Para la celebración del comité de adquisiciones se dará cuatro días (04) días hábiles.
21. Audiencia. La decisión de que la adjudicación de una licitación, concurso o invitación tenga lugar en audiencia pública, podrá ser adoptada por el Contralor General de la República en los términos previstos en el artículo 273 de la Constitución Política, o cuando se considere pertinente de oficio por el Ministerio de Defensa Nacional o el Comando del Ejército, y en los casos que estime el competente contractual. En ella podrán participar los oferentes, las organizaciones de veeduría ciudadana, los medios de comunicación y cualquier persona que lo desee. (Formato No.18)
22. Resolución de adjudicación. La Resolución de adjudicación es el acto administrativo por el cual el ordenador dispone la adjudicación de la invitación a la propuesta más favorable, según las exigencias previstas en los pliegos de condiciones y/o términos de referencia; el acto administrativo de adjudicación es irrevocable y deberá emitirse en el menor tiempo posible.(Formato No.17)
23. Notificación de Resolución de adjudicación. Con sujeción a lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo, se surtirá la notificación personal. (Formato No.19)
24. Comunicación a los demás proponentes. Surtido el acto de adjudicación, se comunicará sobre la decisión a los restantes proponentes no favorecidos. (Formato No.19)
25. Elaboración del Contrato. Una vez adjudicada la invitación, la oficina de Contratación o quien haga sus veces, elaborará el o los contratos respectivos, los cuales surtirán los trámites internos de verificación y control; debe darse cumplimiento a la identificación descrita en el artículo vigésimo cuarto del presente manual.
26. Firma del contrato. Dentro del término que prevén los pliegos de condiciones y/o términos de referencia, es obligación del proponente citar de oficio a quien le fue adjudicada la invitación, para presentarse ante la oficina de contratación quien haga sus veces, a suscribir el correspondiente contrato, dentro del período de validez de la propuesta. En caso que el proponente se niegue a firmar el contrato, el Ministerio de Defensa - Ejército Nacional hará efectiva la garantía y si es del caso las sanciones pertinentes y se procederá a notificar la adjudicación al oferente que haya ocupado el segundo orden de elegibilidad dentro de los 10 días siguientes a la fecha de notificación de la resolución de adjudicación
27. Requisitos de perfeccionamiento. Los contratos se perfeccionan con la firma de las partes y su correspondiente registró presupuestal.
28. Requisitos de legalización: Los contratos se legalizan con el pago del Impuesto de Timbre Nacional y el pago de los derechos de publicación en el Diario único de Contratación Pública, si a éstos hubiere lugar.
29. Requisitos de ejecución. Para la ejecución de los contratos se requiere la aprobación, por parte del Ministerio de Defensa. Ejército Nacional, de la Garantía Única constituida por el Contratista y como beneficiario o asegurado el M.D.N.- EJERCITO NACIONAL. (SIGLA UNIDAD). (Formato No.21)
30. Remisión de documentos al Supervisor. Cumplidos los anteriores requisitos, se remitirán copia de todos los antecedentes, el contrato perfeccionado con requisitos de ejecución al supervisor (o interventor en contrato de obra), quien asumirá el control de la ejecución. De acuerdo al numeral 2 del artículo Décimo quinto del presente manual.
31. Comunicación al contratista sobre fecha de iniciación. Efectuada la remisión de documentos al supervisor o interventor, se comunicará al contratista la fecha de iniciación del contrato, siempre y cuando ésta hubiera establecido desde la fecha de aprobación de la garantía única.
C. CONTRATACIÓN DIRECTA MENOR AL 10% DE LA MENOR CUANTÍA.
Los procesos de selección cuyo valor fuere menor al 10% de la menor cuantía, formularán invitación a un número plural y se someterán al trámite de selección previsto a continuación:
1. Elaboración de términos de la invitación. (Solicitud de Oferta)
2. Comunicaciones a los invitados para que presenten sus ofrecimientos en los plazos previstos.( Mínimo dos (2) o más)
3. Recepción de ofrecimientos. (Artículo Decimocuarto del presente manual, comité de cierres o recibo de cotizaciones)
4. Evaluación de ofrecimientos. (Análisis jurídico, económico y técnico)
5. Solicitud de aclaraciones. (De la Administración y/o de los Oferentes)
6. Traslado de evaluación. (Comunicarle a cada uno de los participantes)
7. Respuestas a observaciones. (de la evaluación)
8. Aceptación de ofrecimiento. (Adjudicación, consideración 1 del Artículo Décimo tercero, el cual faculta al competente para nombrar o no al comité de adquisiciones para esta modalidad de contratación)
9. Elaboración de contrato. (Artículo vigésimo cuarto del presente manual)
10. Firma del contrato o de la orden respectiva.
11. Requisitos de perfeccionamiento. (Firmas y expedición del RPC)
12. Requisitos de legalización.( pago publicación o Impuesto de timbre si es del caso)
13. Requisitos de ejecución. (Aprobación de la garantía si es del caso)
14. Remisión de documentos al supervisor. (Numeral 2 Artículo Décimo quinto)
15. Comunicación al contratista sobre fecha de iniciación. (Acta de inicio)
No obstante lo anterior, con previo análisis exhaustivo y riguroso por vía de excepción y en casos que se consideren suficientemente motivados, justificados y comprobados especialmente en forma económica y convenientes, consignados en el estudio de conveniencia y oportunidad; el funcionario competente podrá surtir una sola invitación a un ente estatal o privado, y podrá adelantar un proceso abreviado en cuyo trámite se garanticen los principios de la contratación.
IDENTIFICACIÓN O NÚMERO DEL CONTRATO.
Para efectos de identificación o numeración de los contratos suscritos en el Ministerio de Defensa Nacional . Ejército Nacional, y para la publicación de los procesos en la Web www.contratos.gov.co se determina lo siguiente:
1. Para Competentes contractuales (Ordenadores del gasto) con centralización administrativa o que estén comprometiendo presupuesto de varias unidades en un mismo contrato y también para unidades que ejecuten su mismo presupuesto, se identificará de la siguiente forma: (Ejemplo: 123-BASPC13-2006)
NUMERO- (Un consecutivo para todos los contratos en todos los rubros del mismo ordenador)
UNIDAD DEL ORDENADOR- (Sigla en Letras y Números del Competente contractual)
EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS
Los contratos se ejecutarán con sujeción a las condiciones y términos pactados; y cuando se requiera precisar dudas se consultarán los pliegos de condiciones y/o términos de referencia definitivos y sus adendas, los cuales forman parte integral del contrato.
MODIFICACIÓN AL CONTRATO
Cuando sobrevengan circunstancias o eventos de fuerza mayor, caso fortuito o el hecho de un tercero, debidamente comprobadas, que interfieran en la adecuada ejecución del contrato y ameriten la revisión de las condiciones pactadas, sin que con ello, se alteren las condiciones que dieron origen a la selección de la propuesta, previo pronunciamiento escrito del Supervisor y si el competente requiere la recomendación del comité de adquisiciones, se podrá modificar el contrato, siempre y cuando se garantice el cumplimiento de los fines de la contratación.
ADICIÓN Y PRÓRROGA DEL CONTRATO
Previa solicitud del Gerente de Proyecto, debidamente justificada, los contratos se podrán adicionar en valor, sin que la adición exceda del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes, si se dan las condiciones, se podrá prorrogar. En todo caso, y si el competente requiere la recomendación del comité de adquisiciones, previa justificación aprobada por la Interventoría o el supervisor del contrato. Suscrita la prórroga o adición, corresponde al contratista ampliar las pólizas en valor o plazo, según lo disponga el documento respectivo y proceder a su publicación si a ello hubiere lugar; por parte de la Administración, las Unidades respectivas procederán al registro presupuestal de la adición y a la aprobación de las modificaciones a las garantías.
PAGOS Y CESIÓN DE DERECHOS PATRIMONIALES
Los pagos que se generen por virtud de la ejecución de los contratos, se someterán a los trámites administrativos y las cuentas deberán contar con la aprobación de la interventoría o de la supervisión para su correspondiente legalización y desembolso.
MODIFICACIÓN CUENTA PARA PAGO DEL CONTRATO
Cuando el contratista solicita modificar la cuenta presentada para el pago de su contrato, el funcionario competente elaborará el oficio que suscribirá el competente contractual. De esta situación se informará al Supervisor del Contrato.
RESOLUCIÓN CONCEPTO SOLICITADO POR EL SUPERVISOR O POR EL CONTRATISTA
En situaciones que generan duda frente a la interpretación del contrato y/o su adecuada ejecución, el funcionario competente proyectará concepto escrito, de ser necesario, con el concurso de la Oficina de Contratación o quien haga sus veces; dicho concepto se basará en las leyes, decretos, resoluciones y demás normas incluyéndose los pliegos de condiciones y/o términos de referencia definitivos o sus adendas y surtirá trámite por conducto del mismo.
AUTORIZACIÓN DEL SEÑOR MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL PARA ADELANTAR OBRAS PÚBLICAS POR CONTRATACIÓN DIRECTA
Con sujeción al numeral 19 del artículo 4 del Decreto 855 de 1994, una vez analizada la solicitud y los documentos soporte, por conducto del Jefe de Estado Mayor y Segundo Comandante del Ejército, si resultare procedente, se proyectará concepto para la firma del Ministro de Defensa.
DEL DEBIDO PROCESO.
En caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones pactadas en el Contrato, se garantizará al contratista el debido proceso previsto en el artículo 29 de la Constitución Política y la respectiva actuación administrativa se sujetará a lo señalado en los artículos 3 y 35 del Código Contencioso Administrativo. El funcionario competente del contrato elaborará el documento en el que consignará los antecedentes del contrato, los fundamentos de hecho y de derecho del presunto incumplimiento y sus análisis frente a los mismos. De éste se dará traslado al Contratista para que en un plazo máximo de tres (3) días hábiles, los controvierta, si a ello hubiere lugar y presente por escrito los argumentos que considere pertinentes para el adecuado ejercicio de su Derecho de Defensa.
RESOLUCIÓN DEL INCUMPLIMIENTO O IMPOSICIÓN DE SANCIÓN
Examinados los argumentos y documentos presentados por el Contratista frente a su presunto incumplimiento, se decidirá sobre el mismo. Si de tales argumentos y documentos resulta configurado el incumplimiento, se expedirá el acto administrativo correspondiente, el cual se le notificará al interesado y sobre el particular se informará a los entes que determina la ley.
TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS
ARTICULO TRIGESIMO CUARTO
ACTA DE TERMINACIÓN
Agotado el término y cumplido el objeto del contrato, procederán las partes a suscribir el acta de entrega y recibo de la obra, bien o servicio, en la cual quedará expresa constancia de la condición de cumplimiento con sujeción al contrato o de los ajustes necesarios que deben ejecutarse dentro del término que en ésta se señale, para proceder a otorgar la garantías señaladas en el contrato y la única de entidades estatales.
ACTA DE LIQUIDACIÓN
Una vez recibido a satisfacción el objeto del contrato, se revisarán las condiciones económicas, las condiciones técnicas de ejecución y la situación jurídica del contrato, (comités evaluadores antiguos o actuales) para proceder a su liquidación, dentro de los 4 meses siguientes. Elaborado el documento de liquidación será visado por la interventoría y/o supervisión y suscrito por las partes. (Formato No.27)
CONSIDERACION ESPECIAL
Si no se lograre suscribir el acta de liquidación dentro del plazo previsto, se dejará constancia de las razones del caso y procederá un término supletivo de 2 meses para la revisión del caso y la suscripción del acta. Si agotado el plazo adicional, no se suscribiere la referida acta, procederá el supervisor y/o la Interventoría a dejar las constancias del caso y compete a la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos a sustanciar la liquidación unilateral, la cual será notificada al contratista, conforme lo previene el Decreto 01 de 1984. (Formato No.28)
ETAPAS DE LA CONTRATACION ESTATAL
Definida la Contratación Estatal como proceso; un proceso es una sucesión de etapas.
La doctrina tiene distintas tendencias, pero todas coinciden en que la contratación tiene actividades previas y posteriores, por lo que comúnmente estas se agrupan en:
Actividades pre-contractuales
Actividades Contractuales
Actividades Post-Contractuales.
Para efectos de nuestro curso, estudiaremos estas etapas:
- PLANEACIÓN
- PRECONTRACTUAL
- CONTRACTUAL
- POSTCONTRACTUAL
I. PLANEACIÓN DEL CONTRATO
- Qué es planear?
- PLANIFICACIÓN:
Es el proceso de diseño y selección de objetivos, metas y acciones acordes a la visión para el logro de resultados. Su producto es un PLAN que contiene políticas, programas, cronogramas, presupuestos. Es una proyección realista y verificable.
- Cuál es el instrumento de planificación de cada entidad?
- Cuál es el Antecedente más remoto de la Contratación en la entidad?
IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN:
- Base y soporte fundamental del contrato y del trámite
- Permite que el contrato se ajuste a las necesidades de la entidad.
- Convierte al Contrato en instrumento para el cumplimiento de la misión de la entidad.
REQUERIMIENTOS DE LA PLANEACIÓN
Información detallada, concreta y confiable. Esta podrá ser útil indistintamente a varios contratos
PRODUCTOS DE LA PLANEACIÓN
- Precisar objeto, plazo y valor
- Valorar y prever los riesgos
- Determinar cantidad de recursos necesarios y fuentes
- Documento base de la minuta correspondiente
“Las omisiones que se cometan en esta etapa se reflejarán en el desarrollo del proceso de selección o durante la ejecución del contrato generando la declaratoria de desierta de una licitación, la declaratoria de nulidad absoluta del contrato, la necesidad de ajustar el contrato a la realidad del bien o servicio prestado o simplemente al quebrantamiento de la ecuación contractual.”
REFLEXIÓN:
En resumen, durante la planificación o planeación se debe hacer:
- Estudios previos.(Conducente, pertinente, conveniente?)
- Registro en el Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal, SICE.
- Registro Único de Precios de Referencia, RUPR
- Establecer los ítems
- Determinar los permisos, licencias y autorizaciones requeridos (Si hay lugar)
- Determinar el impacto social ambiental (Si hay lugar)
- Consulta sobre impuestos
- Análisis del mercado
- Elaboración del presupuesto
- Determinación del Sistema de Precios
- Selección de la forma de pago
- Estimación de los costos por ajustes e imprevistos
- Determinación y procedimiento de selección del contratista
- Verificación de la apropiación presupuestal
- Programación de la contratación
- Programación del desarrollo del contrato
ETAPA DE PLANIFICACIÓN - EXIGENCIAS REGLAMENTARIAS (Decreto 2170 de 2002)
Artículo 8°. De los estudios previos. En desarrollo de lo previsto en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios en los cuales se analice la conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación de que se trate, tendrán lugar de manera previa a la apertura de los procesos de selección y deberán contener como mínimo la siguiente información:
1. La definición de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.
2. La definición técnica de la forma en que la entidad puede satisfacer su necesidad, que entre otros puede corresponder a un proyecto, estudio, diseño o prediseño.
3. Las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto, plazo y lugar de ejecución del mismo.
4. El soporte técnico y económico del valor estimado del contrato.
5. El análisis de los riesgos de la contratación y en consecuencia el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista.
OTRA EXIGENCIA DE PLANIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL:
“…la Administración Pública podrá celebrar contratos sólo en la medida en que verifique con certeza que:
Se ajustan a las necesidades de la entidad para el cumplimiento del servicio público que tiene encomendado.
Se dispone de recursos suficientes para solventar las prestaciones que se dejarán a cargo del contratista.
Se cuenta con los estudios de soporte requeridos para estructurar los alcances técnicos y jurídicos del contrato, así como para definir las condiciones (objeto, especificaciones técnicas, plazo y valor) en que debe ser ejecutado.
Se conoce los riesgos que implica para las partes la ejecución del objeto contractual y ha asignado en la minuta respectiva, por cuenta de cual de éstas corren, ha obtenido los bienes (predios, equipos, edificaciones), permisos y licencias que demande la iniciación o ejecución del contrato, o ha dado inicio al trámite para su obtención oportuna de acuerdo con el cronograma de ejecución contractual y, ha definido el esquema para hacer seguimiento y control a la actividad del contratista”.
II. ETAPA PRECONTRACTUAL
Relacionada en forma directa y específica con el contrato a celebrar.
REQUERIMIENTOS:
Los productos de la planificación
PRODUCTOS ESPERADOS:
- Términos de Referencia o Pliegos de condiciones
- Selección del Contratista (Trámite correspondiente)
- Suscripción o celebración del Contrato (Acuerdo sobre)
ETAPA PRECONTRACTUAL- EXIGENCIAS LEGALES. (ley 80, ART. 25)
6o. Las entidades estatales abrirán licitaciones o concursos e iniciarán procesos de suscripción de contratos, cuando existan las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales.
7o. La conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, se analizarán o impartirán con antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del contrato, según el caso.
12. Con la debida antelación a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del contrato, según el caso, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones o términos de referencia
14. Las entidades incluirán en sus presupuestos anuales una apropiación global destinada a cubrir los costos imprevistos ocasionados por los retardos en los pagos, así como los que se originen en la revisión de los precios pactados por razón de los cambios o alteraciones en las condiciones iniciales de los contratos por ellas celebrados.
ETAPA PRECONTRACTUAL
“Prueba de la importancia y la trascendencia de la etapa preparatoria, es el hecho de que la normatividad que regula la contratación pública en Colombia, exige que ésta se dé en los mismos términos para cualquier tipo de contrato, sin importar la cuantía del mismo ni el proceso de selección del contratista que se vaya a realizar.”
ACTIVIDADES DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL
Comunes
1. Pliego de condiciones o Términos de referencia:
- Elaboración del proyecto
-Publicación (Página Web de la Entidad /diarios de amplía circulación/ otros medios ).
-Recepción de observaciones y sugerencias .
-Adecuación y elaboración de los pliegos de condiciones o términos de referencia definitivos.
2. Selección del Contratista
- De acuerdo con la forma y procedimiento de Selección:
(Licitación Pública, CD por Convocatoria Pública, CD por Invitación Pública y CD por Orden de Servicios.
Ejemplos de aplicación prácticos de aplicación de estos procedimientos: Caso SENA.
PARA TENER EN CUENTA:
- La Contratación Directa es la excepción
- (Art.24 Ley 80/93, Decr. 2170/02))
- La Selección de Contratista: Acto Administrativo motivado.
- El proceso de selección puede no ser exitoso (desierta).
- Previo a la firma: ya se ha expedido el CDP; posterior: CRP.
Surtida esta etapa, con la firma y perfeccionamiento del contrato así diseñado comienza la ETAPA CONTRACTUAL.
III. ETAPA CONTRACTUAL
Desarrollo del objeto contractual, por parte del Contratista, y de la Contraprestación por parte del Contratante; en las condiciones forma y plazos pactados.
La guía es el texto mismo del contrato, y las normas que están tácitamente incorporadas.
FIRMA DEL CONTRATO:
Perfeccionamiento o Legalización ?
Se perfecciona igual el contrato con y sin formalidades ?
- Perfeccionamiento: Acuerdo sobre obligaciones de las partes plasmado en escrito.(Art. 41 ley 80/93)
- Legalización: Aprobación de garantías , registro presupuestal y publicación (pago)+ timbre.
Legalizado el Contrato: Se ejecuta
EJECUCIÓN DEL CONTRATO:
Preliminares
Designación/Contratación de Interventor o Supervisor
- Acta de Inicio
- Anticipo (Si hay lugar)
- Diferencia entre ANTICIPO Y PAGO ANTICIPADO.
" El anticipo debe distinguirse del pago anticipado, donde la admón. Entrega al contratista…parte de su acreencia..puede disponer a su antojo de los recursos…en el anticipo apenas tiene la administración ”(de los recursos)”
*HERRERA, BENJAMÍN. Contratos Públicos.
EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Situaciones o Actos de Ejecución
- SILENCIO ADMINISTRATIVO POSITIVO (25.16 Ley 80/93)
- CESIÓN DEL CONTRATO (9,41, 24-7, 77 L/80)
- IMPOSICIÓN DE SANCIONES (4-2 L/80)
- TERMINACIÓN ANTICIPADA ( Acuerdo/Unilateral) 14-17 L/80
- INTERPRETACIÓN UNILATERAL ( 14,1-15 L/80)
- ADICIÓN, MODIFICACIÓN, AMPLIACIÓN, PRÓRROGA
- MODIFICACIÓN UNILATERAL ( 14-16)
- CADUCIDAD ( 14,18 l/80)
- TERMINACIÓN POR CUMPLIMIENTO DE PLAZO
CUÁNDO TERMINA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO?
- Cuando vence el plazo ?
- Cuando así lo determina la administración ?
- Cuando el contratista renuncia a su ejecución ?
- Cuando se vence la garantía ?
- Cuando sobreviene inhabilidad ?
IV. ETAPA POST CONTRACTUAL
Actuaciones posteriores al vencimiento del término establecido en el contrato, o en el acto que lo da por terminado de manera anticipada. Generalmente versan sobre temas accesorios de la contratación misma.
ACTIVIDADES DE LA ETAPA POST CONTRACTUAL:
1. LIQUIDACIÓN: Acto que formaliza la terminación del contrato.
Modalidad: Común Acuerdo o Unilateral
Contenido: Relación detallada, paz y salvo o compensaciones, revisión y ajuste de garantías.
Procede: Contratos de Tracto sucesivo+ declarados caducidad+terminados unilateralmente+ así pactado+ Ej. Instantánea con mora.
Término: Pactado, o legal.
ACTIVIDADES DE LA ETAPA POST CONTRACTUAL:
2. UTILIZACIÓN DE GARANTÍAS
- Según las propias y pactadas en el Contrato
- El plazo de la garantía extiende el del Contrato?
3. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA
- Si se aplica, en concordancia con la normatividad civil (13,40 L80/93 y 1592 CC).
BIBLIOGRAFÍA:
- LEY 80 DE 1993 Y REGLAMENTACIÓN VISTA EN MARCO LEGAL.
- VEGA DE HERRERA,Mariela y ORDOÑEZ, Alejandro. CONTRATACIÓN ESTATAL. Edit. TEMIS.
- HERRERA, Benjamín .CONTRATOS ESTATALES. Ediciones Jurídicas Gustavo Ibañez.
- MANUAL DE CONTRATACIÓN DE ENTIDADES PÚBLICAS:
- DAS
-ALCALDÍA DE MEDELLÍN
-GOBERNACIÓN DE SANTANDER
-SENA
